Documentation
Gestion de relations professionnelles
et de relations commerciales
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Tesuji CRM 4 – documentation - 2 -
Sommaire
Installation ..................................................................................................................................................... - 5 -
Installation 32 bits ou 64 bits .................................................................................................................... - 6 -
Configuration minimum ............................................................................................................................ - 6 -
Créer ou me connecter à une base de données ............................................................................................ - 6 -
Activation du logiciel ................................................................................................................................. - 7 -
Création d’une base de démonstration ..................................................................................................... - 7 -
Création ou connexion à une base de données ........................................................................................ - 8 -
Sur votre ordinateur ou dans un répertoire partagé ............................................................................ - 9 -
Via un service HFSQL client/serveur et un répertoire partagé ou un service FTP ................................ - 9 -
Fin des scénarii de création ou de connexion ......................................................................................... - 12 -
Se connecter au logiciel Tesuji CRM ............................................................................................................ - 12 -
Lexique......................................................................................................................................................... - 13 -
Fenêtre principale........................................................................................................................................ - 14 -
Fonctions disponibles .................................................................................................................................. - 15 -
Ergonomie générale .................................................................................................................................... - 16 -
Tri et recherche sur les tableaux ............................................................................................................. - 17 -
Recherche sur le contenu .................................................................................................................... - 17 -
Tri sur une ou plusieurs colonnes ........................................................................................................ - 17 -
Recherche générale ................................................................................................................................. - 18 -
Aperçu avant impression ......................................................................................................................... - 19 -
Lancer une impression ........................................................................................................................ - 19 -
Modifier une impression ..................................................................................................................... - 19 -
Personnalisations et paramètres ............................................................................................................. - 20 -
Utilisateurs........................................................................................................................................... - 20 -
Equipes ou unités commerciales ......................................................................................................... - 22 -
Transfert d’informations ..................................................................................................................... - 22 -
Classifications des comptes ................................................................................................................. - 23 -
Classements des contacts .................................................................................................................... - 23 -
Civilités................................................................................................................................................. - 23 -
Dossiers des documents (fiches) ......................................................................................................... - 23 -
Classement des activités ..................................................................................................................... - 23 -
Lieux ..................................................................................................................................................... - 23 -
Motifs sur abandon ou report ............................................................................................................. - 24 -
Textes assistés ..................................................................................................................................... - 24 -
Classement des projets ....................................................................................................................... - 24 -
Types (opportunités) ........................................................................................................................... - 24 -
Origines (opportunités) ....................................................................................................................... - 24 -
Cycle de ventes .................................................................................................................................... - 24 -
Motivations.......................................................................................................................................... - 24 -
Produits : Famille de produits ............................................................................................................. - 25 -
Produits : Modes de livraison .............................................................................................................. - 25 -
Produits : Dépôts ................................................................................................................................. - 25 -
Produits : Origines des entrées-sorties ............................................................................................... - 25 -
Produits : Sous-référence (1) et (2) ..................................................................................................... - 25 -
Produits : Catégories de tarifs ............................................................................................................. - 25 -
Taxes : Zones de taxes ......................................................................................................................... - 26 -
Taxes : Types de taxes ......................................................................................................................... - 26 -
Taxes : Taux / Zones et types............................................................................................................... - 26 -
Modalités de règlements : Modes de règlements .............................................................................. - 26 -
Modalités de règlements : Echéances de règlements ......................................................................... - 27 -
Numéros de documents ...................................................................................................................... - 27 -
Plan comptable .................................................................................................................................... - 28 -
Tesuji CRM 4 – documentation - 3 -
Paramètres de gestion (commerciale) ................................................................................................ - 29 -
Dossiers partagés (communs) ............................................................................................................. - 29 -
Compteurs / documents modèles ....................................................................................................... - 30 -
Champs personnalisés ......................................................................................................................... - 31 -
Services Web ....................................................................................................................................... - 32 -
Paramètres généraux .......................................................................................................................... - 33 -
Licence d’utilisation ............................................................................................................................. - 34 -
Connexions actives .............................................................................................................................. - 34 -
Mot de passe HFSQL ............................................................................................................................ - 34 -
Gestion de relations professionnelles ......................................................................................................... - 35 -
Informations communes aux fenêtres .................................................................................................... - 35 -
« Actions » ........................................................................................................................................... - 35 -
« Documents » ..................................................................................................................................... - 35 -
« Collaboratif » (partage d’informations) ............................................................................................ - 38 -
Informations similaires aux « Compte » et « Contact » ...................................................................... - 39 -
Informations similaires aux « Actions »............................................................................................... - 41 -
Compte .................................................................................................................................................... - 42 -
Contact .................................................................................................................................................... - 43 -
Temps (agenda) ....................................................................................................................................... - 44 -
Tâche ....................................................................................................................................................... - 45 -
Opportunité ............................................................................................................................................. - 46 -
Projet ....................................................................................................................................................... - 48 -
Cible ......................................................................................................................................................... - 49 -
Documents modèles ................................................................................................................................ - 49 -
Synchronisation des contacts et de l’agenda avec Microsoft™ Outlook ................................................ - 53 -
Gestion de relations commerciales ............................................................................................................. - 54 -
Mode FORMATION .............................................................................................................................. - 54 -
Produit ..................................................................................................................................................... - 58 -
Stock ........................................................................................................................................................ - 60 -
Devis ........................................................................................................................................................ - 60 -
Commande .............................................................................................................................................. - 61 -
Livraison (bon de livraison) ...................................................................................................................... - 61 -
Facture ..................................................................................................................................................... - 62 -
Acompte (facture d’acompte) ................................................................................................................. - 62 -
Avoir ........................................................................................................................................................ - 63 -
Règlement ............................................................................................................................................... - 63 -
Clôtures, export des écritures et archivage............................................................................................. - 64 -
Clôtures mensuelles / annuelles ......................................................................................................... - 64 -
Export des écritures vers la comptabilité ............................................................................................ - 65 -
Archivage ............................................................................................................................................. - 66 -
Autres fonctions .......................................................................................................................................... - 67 -
Quitter en ‘nomade’ ................................................................................................................................ - 67 -
Activer la base de données ‘nomade’ ................................................................................................. - 67 -
Synchroniser les données .................................................................................................................... - 67 -
Correcteur orthographique ..................................................................................................................... - 68 -
ANNEXES ...................................................................................................................................................... - 69 -
I – Conformité avec la loi anti-fraude à la TVA ........................................................................................ - 69 -
II – Conformité avec la législation européenne RGPD ............................................................................. - 71 -
Toute reproduction ou diffusion, intégrale ou partielle, par quelque procédé que ce soit, est interdite sans l’accord écrit de
la société Tesuji Soft. Toutes les marques citées dans cette documentation sont des marques déposées appartenant à leurs
propriétaires respectifs.
Tesuji CRM 4 – documentation - 4 -
Installation
Le logiciel Tesuji CRM est fourni sous la forme d’un exécutable Windows « Tesuji_CRM_install.exe »
permettant d’installer celui-ci sur votre ordinateur. Un clic-droit après avoir sélectionné ce fichier sur votre
disque dur lance l’installation en choisissant l’option « Exécuter en tant qu’administrateur ».
Si vous n’avez pas désactivé l’option UAC (user account control) de Windows, une confirmation vous sera
demandée afin de vérifier que vous êtes bien à l’initiative de cette installation.
(Cette fenêtre peut avoir un aspect différent
selon votre version de Windows)
En cliquant sur le bouton « Oui » vous continuez l’installation et affichez le contrat de licence.
Nous vous invitons à lire intégralement ce contrat vis-à-vis de votre utilisation du logiciel Tesuji CRM.
- Si vous n’êtes pas d’accord avec les termes de ce contrat, il vous suffit de cliquer sur le bouton
« Annuler » pour ne pas installer le logiciel et quitter l’installation.
- Si vous acceptez les termes de ce contrat, vous devez cocher la case « J’accepte la licence ci-
dessus » et cliquer sur le bouton « Suivant » pour poursuivre l’installation et afficher la fenêtre
suivante sur laquelle un bouton « Installer » en bas à droite vous permet de lancer l’installation.
La fin de l’installation est confirmée par un message « Installation terminée ». A l’issue de l’installation, le
logiciel Tesuji CRM se lance automatiquement.
Tesuji CRM 4 – documentation - 5 -
Installation 32 bits ou 64 bits
A droite du titre « Installation » sur la première fenêtre, une liste déroulante indiquant « < auto > » vous
permet de sélectionner entre la version 32 bits et la version 64 bits qui sera installée sur votre ordinateur.
Par défaut, la reconnaissance pour le choix de la version à installer est automatique.
REMARQUE : Si vous désirez faire communiquer les logiciels Microsoft Outlook et Tesuji CRM, il faut que ceux-
ci soient dans la même version. Si la reconnaissance automatique échoue, il est possible par la liste déroulante
de forcer la version à installer dans une version précise.
Configuration minimum
Le logiciel Tesuji CRM fonctionne dans les environnements Microsoft® Windows Vista, 7, 8 et 10.
Vous pouvez l’essayer sur votre système pendant une période d’évaluation gratuite de 20 jours pour vous
assurer de son bon fonctionnement avec vos systèmes d’exploitation et autres logiciels.
Pour un bon fonctionnement, nous vous conseillons d’utiliser un ordinateur récent dont la mémoire vive
n’est pas surchargée de programmes et est égale ou supérieure à 2Go. Son écran doit avoir une résolution
minimum de 1024 par 768 pixels.
La taille de votre base de données dépend principalement du nombre de vos contacts gérés, de votre
catalogue de produits et des documents ou informations que vous allez échanger avec vos contacts. Le
logiciel sans prise en compte de vos données utilise environ 100Mo d’espace sur votre disque dur.
Créer ou me connecter à une base de données
Au premier lancement du logiciel ou si vous sélectionnez l’option « Créer une connexion » en cliquant sur le
bouton/lien « Gérer les connexions » à partir de la première fenêtre du logiciel, vous obtenez l’écran
suivant :
Les trois options proposées correspondent à :
1- « DEMONSTRATION » ce qui crée une base de données utilisable pendant 20 jours. Celle-ci est vide
sans paramétrage spécifique. Une clé de licence temporaire sera créée pour en permettre l’usage.
2- « Créer une base de données » ce qui crée une base de données vierge sans paramétrage
spécifique. Une licence doit être indiquée pour en permettre l’usage.
3- « Se connecter à une base de données existantes » ce qui permet de renseigner les informations
pour accéder à une base de données déjà créée.
Tesuji CRM 4 – documentation - 6 -
Activation du logiciel
En choisissant la première ou la deuxième option, vous créez une base de données vide sans paramétrage
spécifique. Cela nécessite d’activer le logiciel via une procédure automatique nécessitant vos coordonnées
à renseigner dans la fenêtre suivante pour recevoir ensuite via votre messagerie Internet un code
d’activation.
Le nom de votre entreprise, votre nom, votre prénom et votre adresse de messagerie sont des
informations obligatoires pour activer le logiciel en cliquant sur le bouton « Continuer ».
REMARQUE : Vous recevrez par courrier électronique un code d’activation. Il est donc important de bien
vérifier votre adresse de courrier électronique.
Vous pouvez consulter la « Charte de confidentialité » liée à vos informations saisies ainsi que notre
information sur la « Lutte contre la contrefaçon et le piratage » en cliquant sur les libellés présents à gauche
sur cette fenêtre.
La fenêtre suivante permet de saisir le code d’activation que vous avez reçu dans votre messagerie Internet
à l’adresse de courrier électronique indiquée ci-avant.
ATTENTION : Le code étant transmis automatiquement par un serveur, nous vous conseillons de vérifier dans
votre dossier « anti-spam » si vous ne recevez pas celui-ci dans votre boîte de réception. Vous pouvez aussi
redemander le code en cliquant sur le bouton « Retour » et y vérifier vos coordonnées.
Si votre ordinateur n’arrive pas à se connecter à notre serveur (par exemple pour une restriction liée à votre
firewall), un message vous invitera à contacter Tesuji Soft par téléphone pour activer votre logiciel par ce
biais.
Création d’une base de démonstration
Suite à l’activation du logiciel, la base de données de démonstration est créée en cliquant sur le bouton
« Valider ». Celle-ci se situe par défaut sur votre disque dur dans votre dossier « Mes documents \ Tesuji
CRM 4 databases \ < ma base > » où < ma base > correspond au nom indiqué pour votre entreprise lors de
l’activation du logiciel.
Tesuji CRM 4 – documentation - 7 -
Lors de l’utilisation d’une base de données de démonstration, une fenêtre indique le délai restant sur la
période d’évaluation.
A l’issue de cette période, vous ne pourrez plus accéder à vos données sans acquérir une licence
d’utilisation.
Création ou connexion à une base de données
La création d’une nouvelle base de données ou la connexion à une base de données existante
correspondent aux mêmes étapes et aux mêmes informations techniques à renseigner.
Toutefois, la finalité de ces deux choix diverge puisque la création met en place une base de données vide
sans paramétrage spécifique alors que la connexion à une base de données demande une base de données
existante, créée préalablement et qui contient donc déjà des informations.
REMARQUE : La création d’une nouvelle base de données nécessite l’activation du logiciel ce qui n’est pas
proposé lors de la connexion à une base de données existante.
Dans le cadre d’une utilisation à plusieurs utilisateurs, le premier utilisateur crée la base de données et les
autres se connectent à la base existante. La base de données est donc la même et unique.
La fenêtre suivante permet d’indiquer le type de base de données.
Vous pouvez créer ou vous connecter à une base de données
1- sur votre ordinateur ce qui est généralement le cas si vous travaillez seul avec un seul ordinateur,
2- dans un répertoire partagé sur un serveur (ou un ordinateur qui fait office de serveur) ce qui
permet de connecter plusieurs ordinateurs simultanément sur une même base de données,
3- sur un serveur via le service HFSQL client/serveur et stocker les documents liés aux données dans
un répertoire partagé ou via un service FTP (file transfert protocol) ce qui comme l’option
précédente permet de connecter plusieurs ordinateurs simultanément sur une même et unique
base de données mais avec de bien meilleures performances informatiques.
Tesuji CRM 4 – documentation - 8 -
Si vous désirez héberger vos données sur un serveur Internet (par exemple un serveur CentOS), vous pouvez
choisir l’option 3 pour utiliser un service HFSQL client/serveur et un service FTP. Il faut préalablement à cela
avoir installé sur votre serveur Internet les services nécessaires.
Sur votre ordinateur ou dans un répertoire partagé
La base de données sera localisée dans le répertoire spécifié. Celui-ci peut être sur votre disque dur ou dans
un partage réseau (répertoire partagé par un ordinateur ou un serveur).
Le répertoire proposé par défaut correspond à « Mes documents \ Tesuji CRM 4 databases \ < ma base > »
où < ma base > est le nom indiqué pour votre entreprise lors de l’activation du logiciel.
(Exemple avec le nom d’entreprise TESUJI SOFT)
Vous pouvez indiquer un autre répertoire en tapant directement celui-ci, en faisant un copier-coller d’un
autre chemin ou en cliquant sur le bouton « Sélectionner un répertoire … » pour naviguer sur votre disque
dur ou via votre voisinage réseau.
Une fois le répertoire indiqué, la création ou la connexion à la base de données est réalisée en cliquant sur
le bouton « Créer ».
La base de données est localisée dans le répertoire indiqué qui contient deux répertoires indissociables
nommés « data » et « documents » ayant eux-mêmes divers sous-répertoires. L’ensemble de ces répertoires
constitue votre base de données. Il ne faut donc pas les dissocier ou les altérer.
REMARQUES : Les solutions de partages de fichiers comme OneDrive, Dropbox, Google Drive … ne sont pas
adaptées pour la gestion de la base de données et ne peuvent pas être utilisées. Le répertoire partagé doit
être un répertoire géré par un serveur (Windows ou Linux via Samba par exemple) ou par un serveur de
stockage en réseau (NAS).
Via un service HFSQL client/serveur et un répertoire partagé ou un service FTP
Les données de la base de données sont gérées par un service HFSQL client/serveur. Celui-ci doit
préalablement être mis en œuvre sur votre serveur qui peut être sous Windows ou Linux (par exemple
CentOS).
Les documents liés aux données de la base de données sont gérés soit par un partage réseau Windows, soit
par un service FTP. L’un ou l’autre doit être mis en œuvre sur le serveur préalablement à la création ou à la
connexion à la base de données.
Base de données HFSQL client/serveur (données)
La base de données client/serveur nécessite les informations suivantes :
Tesuji CRM 4 – documentation - 9 -
Serveur (ip ou nom)
Nom du serveur qui contiendra la base de données (serveur de données).
Il doit avoir une correspondance avec une adresse IP (Internet Protocol).
Celui-ci peut être
- un nom de machine fonctionnant sur un réseau Microsoft®,
- un nom de serveur Internet, par exemple : www.tesuji-soft.com,
- ou une adresse IP, par exemple : 192.168.0.125.
Port ip
Numéro du service IP utilisé par le logiciel pour se connecter au serveur
de données. Par défaut, le numéro de port est 4900.
Utilisateur / BD
Nom de l’utilisateur (référencé dans le serveur de données) pour
l’authentification vers le serveur de données.
Par défaut, ce nom est "admin".
Mot de passe / BD
Mot de passe associé au nom d’utilisateur pour l’authentification sur le
serveur de données. Par défaut, il n'y a pas de mot de passe.
Base de données
Nom de la base de données qui sera créée dans le serveur de données.
Par défaut, cela correspond au nom de l’entreprise (en minuscule et sans
espace) que vous avez renseigné lors de l’activation du logiciel.
Une fois ces informations renseignées, vous pourrez indiquer le mode de gestion des documents, par
répertoire partagé ou par un serveur FTP.
Tesuji CRM 4 – documentation - 10 -
Par Répertoire partagé en réseau (documents)
Les documents liés à la base de données seront copiés dans le répertoire que vous allez indiquer.
Par défaut, un répertoire local est proposé. Vous pouvez modifier celui-ci en tapant directement
l’emplacement réseau adéquat, en faisant un copier-coller de l’emplacement réseau ou en cliquant sur
« Sélectionner un répertoire … » pour naviguer dans votre voisinage réseau jusqu’à l’emplacement
voulu.
Via un service FTP (documents)
Les documents liés à la base de données seront copiés par l’intermédiaire d’un service FTP (file
transfert protocol) sur votre serveur.
Les informations suivantes sont nécessaires pour établir la connexion FTP par laquelle seront gérés les
documents.
Serveur (ip ou nom)
Nom du serveur sur lequel le service FTP est installé et qui contiendra les
documents liés aux données de la base de données.
Il doit avoir une correspondance avec une adresse IP (Internet Protocol).
Celui-ci peut être
- un nom de machine fonctionnant sur un réseau Microsoft®,
- un nom de serveur Internet, par exemple : www.tesuji-soft.com,
- ou une adresse IP, par exemple : 192.168.0.125.
Port ip
Numéro correspondant au service FTP sur le serveur FTP. Par défaut, le
numéro de port est 21.
ftps
Si la case est cochée, les échanges avec le service FTP seront cryptés.
Il faut toutefois que le service FTP soit compatible et paramétré pour le
protocole FTPS.
Tesuji CRM 4 – documentation - 11 -
Répertoire
Répertoire FTP dans lequel seront stockés les documents liés aux
données de la base de données. Si aucun répertoire n’est indiqué, le
répertoire sera celui dit « racine » pour l’utilisateur ftp référencé ci-
dessous.
Utilisateur / FTP
Nom de l’utilisateur (référencé dans le service FTP) pour l’authentification
sur le serveur FTP.
Mot de passe / FTP
Mot de passe associé au nom d’utilisateur pour l’authentification sur le
serveur FTP.
Fin des scénarii de création ou de connexion
Une fois les informations saisies selon les options retenues, un récapitulatif est affiché.
En cliquant sur le bouton « OK », la nouvelle connexion vers la nouvelle base de données apparaît dans
la fenêtre d’accès au logiciel.
Se connecter au logiciel Tesuji CRM
Lors du lancement du logiciel Tesuji CRM, la première fenêtre correspond à la fenêtre
d’authentification.
Celle-ci permet la sélection de la base de données à utiliser, la sélection de l’utilisateur (liste
« Utilisateur ») et la saisie d’un mot de passe (champ « Mot de passe ») pour accéder aux données de la
base de données sélectionnée.
Si la case « se souvenir du mot de passe » est cochée, le mot de passe sera pré-renseigné lors des
prochaines connexions sur cette session Windows.
ATTENTION : Il ne faut pas cocher la case « se souvenir du mot de passe » si vous vous connectez sur une
session Windows qui n’est pas la vôtre.
Le bouton/lien « Gérer les connexions » ouvre un menu permettant de créer une nouvelle connexion,
de supprimer la connexion sélectionnée, d’ouvrir la fenêtre « à propos de … » et d’exécuter certaines
fonctions d’assistance technique.
En cliquant sur le bouton « Se connecter », l’utilisateur identifié accède à l’écran principal du logiciel si
son nom et son mot de passe sont corrects.
Tesuji CRM 4 – documentation - 12 -
Lexique
Utilisateur Personne physique utilisant le logiciel Tesuji CRM.
Compte Personne morale caractérisée par une raison sociale comme une entreprise,
une association ou une administration.
Contact Personne physique caractérisée par un nom et un prénom. Un contact peut être
lié ou non à un compte.
Temps / agenda Plage horaire correspondant à du temps consacré à un travail précis (passé ou à
venir) par un utilisateur comme un rendez-vous, un temps alloué à une tâche
ou à un projet. Le temps est défini en termes de dates et d’horaires et peut-être
visible ou non dans l’agenda de l’utilisateur.
Tâche Texte décrivant un travail à réaliser avant une date butoir définie. Une tâche
peut être décomposée en plusieurs autres ou en temps alloués pour sa
réalisation.
Opportunité Vente potentielle devant se produire avant une date butoir définie (date de
signature ou de prise de décision par exemple). Parfois appelé : projet
(commercial), affaire, lead.
Projet Liste de tâches à réaliser et de temps alloués permettant de faire aboutir un
travail complexe décomposé en plusieurs tâches ou temps à effectuer.
Processus Définition de tâches, de temps et d’opportunités qui sont proposés
automatiquement à l’utilisateur selon leurs réalisations.
Actions Terme regroupant les temps, tâches, opportunités et projets définis ci-dessus.
Document de vente Devis, commande, livraison (bon de livraison), facture, avoir ou facture
d’acompte.
Tesuji CRM 4 – documentation - 13 -
Fenêtre principale
La fenêtre principale du logiciel se décompose en plusieurs zones permettant de naviguer au travers
des informations stockées dans la base de données.
La zone ❶ est toujours visible dans la fenêtre. Elle permet la navigation entre les diverses informations
du logiciel et se présente sous forme d’une arborescence structurée de façon thématique. En
sélectionnant un des éléments de cette arborescence, vous modifiez les autres zones qui sont
contextuelles.
Selon les fonctions autorisées à l’utilisateur, l’arborescence peut comporter moins d’éléments. Par
exemple, un utilisateur n’étant pas autorisé à gérer des projets ou des opportunités n’aura pas ces
éléments dans l’arborescence qui lui sera proposée.
La zone ❷ est contextuelle et donc différente selon la sélection de la zone ❶. Elle correspond à un
zone de filtres prédéfinis selon les informations à afficher.
Par exemple, lors de la sélection de l’élément « Compte » dans la zone 1, la zone 2 correspond aux
classements éventuels de ceux-ci et permet alors d’afficher plus ou moins de comptes selon leurs
classements. Si la sélection dans la zone 1 est sur l’agenda, la zone 2 affiche un calendrier …
La zone ❸ est contextuelle et permet d’interagir avec les informations qui seront affichées dans le
tableau de la zone ❹. Les interactions les plus courantes sont l’ajout, la modification ou le retrait
d’informations. Cette zone peut contenir plusieurs onglets.
La zone ❹ affiche un tableau contextuel présentant les informations selon la sélection de la zone ❶
et le filtre choisi en zone ❷.
En complément des zones, un champ « Rechercher » ❺ permet d’accéder à certaines informations de
la base de données en saisissant un texte et en cliquant sur le bouton loupe qui se situe à sa droite.
❸
❷
❶
❹
❺
Tesuji CRM 4 – documentation - 14 -
Fonctions disponibles
La zone ❶ peut comporter plus ou moins d’options selon les fonctions autorisées ou non à l’utilisateur
connecté. Par exemple, si celui-ci n’est pas autorisé à gérer des projets, l’arborescence « Actions >
Projets » ne lui sera pas proposée.
Répertoire
Comptes
Liste et gère les comptes. Permet la création de cibles et l’import de comptes ou
contacts depuis un fichier .xls.
Contacts
Liste et gère les contacts. Permet la création de cibles, l’import de comptes ou de
contacts depuis un fichier .xls et la synchronisation avec Microsoft™ Outlook.
Actions
Agenda
Affiche un agenda. Permet l’affichage de rappels et la synchronisation avec
Microsoft™ Outlook. Liste et gère les temps. Affiche des statistiques sur les
temps.
Tâches
Liste et gère les tâches.
Opportunités
Liste et gère les opportunités. Affiche des statistiques sur les opportunités.
Projets
Liste et gère les projets.
E-mails
Reçus
Liste les derniers e-mails reçus.
Brouillon
Liste les e-mails en cours de rédaction.
Envoyés
Liste les derniers e-mails envoyés.
Dossiers partagés
Liste et gère les documents partagés classés dans des dossiers.
Gestion commerciale
Produits > Catalogue
Liste et gère les produits. Permet l’import de produit depuis un fichier .xls.
Produits > Stock
Liste et gère les entrées et les sorties en stock. Affiche des informations
d’approvisionnement et le stock des produits.
Ventes > Devis
Liste et gère les devis.
Ventes > Commande
Liste et gère les commandes.
Ventes > Livraison
Liste et gère les livraisons (bon de livraison).
Ventes > Facture et
avoir
Liste et gère les factures, les avoirs et les factures d’acompte. Permet l’export des
factures vers la comptabilité, la création des clôtures mensuelles et de l’archivage
des données.
Ventes > Règlement
Liste et gère les règlements reçus. Affiche les règlements en attente (« en cours »)
et le flux de trésorerie (montant demandé et reçu).
Quitter en mode
nomade
Permet à l’utilisateur de disposer d’une base de données sur son ordinateur
lorsque celui-ci n’est pas connecté à la base de données principale.
Mon profil utilisateur
Permet à l’utilisateur de gérer son profil et notamment son mot de passe.
Aide et assistance
Affiche diverses fonctions d’aides et d’assistance à l’utilisation du logiciel.
Personnalisation
Liste et gère les paramètres de gestion pour l’utilisation du logiciel.
Tesuji CRM 4 – documentation - 15 -
Ergonomie générale
Les boutons ci-dessous sont présents dans de nombreuses fenêtres du logiciel.
Ils permettent les actions indiquées ci-après.
plus
Ajouter un élément dans le tableau se situant en dessous du bouton.
crayon
Consulter / Modifier l’élément sélectionné dans le tableau.
Sur certains tableaux, il est possible de sélectionner plusieurs éléments et
donc de consulter plusieurs éléments simultanément.
poubelle
Supprimer l’élément sélectionné dans le tableau.
Sur certains tableaux, il est possible de sélectionner plusieurs éléments et
donc de consulter plusieurs éléments simultanément.
hamburger
Ouvre un menu contextuel sous le bouton afin d’accéder à des options
complémentaires.
Par exemple sur la vue des comptes, cela permet d’ouvrir le menu suivant.
imprimante
Imprime un tableau ou un à plusieurs éléments sélectionnés dans le tableau
ou l’élément affiché.
actualise
Actualise le tableau pour afficher les dernières données.
colonnes
Choix des colonnes visibles dans un tableau.
Le bouton « Enregistrer » sauvegarde les informations saisies
dans une fenêtre à l’inverse des boutons « Fermer » ou « Annuler ».
Ceux-ci ferment la fenêtre en cours ou retournent à la vue précédente.
En haut à droite des fenêtres le bouton gris minimise la fenêtre,
le bouton orange la maximise et le bouton rouge ferme celle-ci.
bouton/lien
Un « bouton/lien » est texte identifiable par sa couleur bleue
et parfois encadré des caractères [ ] (par exemple : [tous])
Tesuji CRM 4 – documentation - 16 -
Une bulle d’information peut apparaître en survolant les boutons
(sans cliquer sur ceux-ci) pour indiquer leurs actions. Par exemple sur
un onglet document :
Le clic-droit sur un tableau affiche un menu contextuel qui peut
comporter des actions réalisables sur les éléments sélectionnés ou
sur le tableau lui-même. Par exemple sur le tableau des comptes :
Tri et recherche sur les tableaux
Recherche sur le contenu
Sur la majeure partie des colonnes des tableaux du logiciel, une petite loupe permet de rechercher des
informations dans celles-ci.
En cliquant sur la loupe (clic-gauche), il est possible de saisir un texte pour filtrer la colonne par
« commence par ». Le contenu de la colonne est alors automatiquement trié et la ligne sélectionnée
correspond au premier élément commençant par le texte saisi.
Un clic-droit sur la petite loupe ouvre d’autres options permettant de filtrer sur d’autres critères que le
« commence par » par défaut.
Vous disposez alors des options « est égal à », « commence par » évoqué ci-dessus, « contient », « se
termine par » ou « est vide ». Les autres options correspondent à des négations des précédentes
comme « ne contient pas ».
En fonction du critère retenu, la loupe peut se transformer en entonnoir indiquant le filtre. Le tableau
n’affiche que les informations correspondantes aux filtres définis. Vous pouvez filtrer successivement
jusqu’à 10 colonnes.
Tri sur une ou plusieurs colonnes
En complément des filtres, il est possible de trier la majeure partie des colonnes des tableaux (jusqu’à
10 colonnes simultanément) en cliquant sur les en-têtes de celles-ci. Un premier clic trie dans un sens
et le second dans le sens opposé ce qui est indiqué par une petite flèche.
Exemple avec deux colonnes (Raison sociale et CP) triées.
Pour trier sur plusieurs colonnes simultanément, il faut maintenir la touche CTRL enfoncée sur votre
clavier pendant que vous cliquez sur les en-têtes.
Tesuji CRM 4 – documentation - 17 -
Recherche générale
Un champ de saisi en haut à gauche de la fenêtre principale permet de lancer une recherche dans la
base de données sur un ou plusieurs termes. Le bouton en forme de loupe à droite du champ (ou les
touches CTRL+F4) ouvre la fenêtre de recherche générale et affiche les résultats de la recherche en
fonction des termes saisis.
Ecran principal
Les termes pour la recherche doivent avoir au minimum trois caractères.
Si vous désirez faire une recherche sur une expression exacte contenant plusieurs termes, vous devez
remplacer les espaces par le caractère +.
Par exemple, deux termes séparés par un espace
donnent tous les résultats contenant l’un ou
l’autre (ici « documentation » ou « logiciel ») :
Avec une recherche exacte, seuls les résultats
contenant l’expression exacte seront
présentés (ici « documentation du logiciel »):
Vous pouvez inclure ou non certains résultats en cochant ou non ceux-ci sur la droite de la fenêtre :
comptes, contacts, actions (temps/agenda, tâches, opportunités, projets), documents et produits.
La recherche s’effectue sur les raisons sociales, les adresses postales principales, les adresses de courriers
électroniques, les numéros de téléphones et fax, les numéros d’identifiants nationaux, les références
externes et les commentaires pour les comptes et les contacts incluant aussi les noms et les prénoms pour
ces derniers. Celle-ci s’effectue sur les descriptions et les références pour les actions et sur les sujets, les
contenus en base de données et les références pour les documents. Pour les produits, la recherche est
réalisée sur leurs références et leurs libellés.
Le contenu des documents correspondants à des fichiers (notamment le contenu des fichiers Word, Excel
ou PDF) n’est pas pris en compte dans la recherche.
L’option « inclure les inactifs » ajoute dans le résultat les comptes ou contacts indiqués comme inactifs
en complément de ceux actifs.
L’option « orthographe élargie » pallie d’éventuelles approximations sur les raisons sociales et les noms
ou prénoms. Par exemple, la recherche du terme « ortografe » est alors identique à celle du terme
« orthographe ».
En double cliquant sur une ligne du résultat ou en sélectionnant celle-ci puis en cliquant sur le bouton
« Ouvrir », vous affichez l’élément sélectionné.
Tesuji CRM 4 – documentation - 18 -
Aperçu avant impression
Lancer une impression
Lorsque vous lancez une impression, celle-ci s’affiche sur votre écran.
Vous disposez alors de divers onglets pour visualiser (Aperçu) sa représentation, lancer son impression
vers votre imprimante (Imprimer), l’exporter en pdf (Exporter), faire une recherche dans son contenu
(Rechercher) ou lui ajouter des annotations (Annoter).
Les annotations ajoutées sur une impression sont imprimées ou exportées en pdf mais ne sont pas
conservées dans la base de données. Celles-ci ne sont pas des informations permanentes et ne sont pas
visibles à l’impression suivante.
L’onglet « Imprimer » dispose d’un bouton « Lancer l’impression » permettant d’envoyer l’impression
affichée à votre imprimante.
Modifier une impression
Certaines impressions sont modifiables par l’intermédiaire de l’utilitaire « Etats et requêtes » (édité par
la société PC SOFT) téléchargeable sur Internet. Sur l’onglet « Aperçu » de l’aperçu avant impression, le
bouton « Créer » permet de lancer cet utilitaire pour réaliser de nouvelles impressions et le bouton
« Modifier » permet de modifier l’impression en cours.
Les modifications des impressions peuvent nécessiter des compétences techniques notamment en
langage de programmation WLangage et en langage de gestion de base de données SQL.
Tesuji CRM 4 – documentation - 19 -
Personnalisations et paramètres
En sélectionnant « Personnalisation » dans la zone de navigation de la fenêtre principale, les
paramètres permettant une personnalisation du logiciel s’affichent. Cette option n’est disponible
qu’aux utilisateurs dont la fonction « Administrateur du logiciel » est cochée.
Ceux-ci sont classés par thèmes. Un simple clic sur un paramètre permet de le consulter ou de le
modifier.
Les paramètres sont présentés principalement sous la forme d’arborescence ou de tableau à partir
desquels il est possible d’ajouter un élément ou de modifier ou supprimer l’élément sélectionné.
Selon le paramètre, une couleur peut être indiquée ainsi qu’un ordre d’affichage pour que ce dernier ne
soit pas alphabétique mais défini explicitement.
Utilisateurs
Seuls les utilisateurs inscrits dans la base de données peuvent se connecter au logiciel. Pour chaque
utilisateur, il est obligatoire de définir les informations auxquels il aura accès et les fonctions du logiciel
qui lui sont autorisées.
Les utilisateurs ayant accès au logiciel doivent tous avoir une licence ce qui est indiqué par un icône
dans la colonne « L » du tableau. Un utilisateur sans licence est dit « inactif » et ne peut se connecter au
logiciel. Il est possible de « masquer » un utilisateur « inactif » pour qu’il ne soit plus visible.
Tesuji CRM 4 – documentation - 20 -
La fenêtre utilisateur contient les informations suivantes :
Onglet « Utilisateur »
- Le nom, le prénom, le titre dans l’entreprise
- Le mot de passe (masqué) utilisé par l’utilisateur pour se
connecter au logiciel (il est conseillé de mettre un mot de
passe à chaque utilisateur, même si vous êtes seul utilisateur
du logiciel)
- Les initiales
- L’adresse de courrier électronique de l’utilisateur
- L’onglet « Collaboratif » permet de prédéfinir lors de la
création d’un compte ou d’un contact le mode de partage
par défaut avec les autres utilisateurs (cf. onglet commun
« Collaboratif » décrit ci-avant).
- L’onglet commun « Collaboratif » des fenêtres « Compte »
ou « Contact » n’est visible que si l’utilisateur est autorisé à
modifier ces informations.
- L’onglet « Vue » liste les utilisateurs auxquels l’utilisateur
aura accès pour en consulter ou modifier les informations
(comptes, contacts, actions et gestion commerciale).
Onglet « Fonctions »
- L’administrateur du logiciel dispose de tous les droits pour
gérer celui-ci et notamment la liste des utilisateurs.
- L’administrateur de la gestion commerciale peut configurer
certaines informations liées à la gestion des ventes (taxes,
échéances, …).
- Le DPO accède à certaines fonctions de gestion des contacts
(finalités d’utilisation des contacts, termes à contrôler et
suppression rapide de contacts).
- Les cases « Comptes », « Contacts », « Agenda », « Tâches »,
« Opportunités », « Projets » activent ou non ces fonctions
du logiciel pour l’utilisateur. Une fonction désactivée
n’apparaît pas dans l’arborescence de navigation de la
fenêtre principale.
- Les cases « Documents partagés » et « Documents / fiches »
indiquent si l’utilisateur peut gérer des documents (fichiers
joints, notes, courriers électroniques, …) dans les documents
partagés ou dans les fenêtres (fiches) des comptes, contacts
et actions.
- Pour chaque fonction de la gestion commerciale (devis,
commande, livraison, facture, règlement, produit et stock), il
est possible de définir si une fonction est autorisée et ce
qu’elle affiche.
- L’utilisateur peut être autorisé ou non à : exporter vers Excel
certains tableaux du logiciel (notamment ceux de la fenêtre
principale et des cibles) ; synchroniser les contacts avec
d’autres logiciels (ex. avec Microsoft Outlook) ; à quitter le
logiciel en mode ‘nomade’.
Tesuji CRM 4 – documentation - 21 -
Onglet « Paramètres »
- Vous pouvez gérer une ou plusieurs connexions vers vos
logiciels de messagerie (Outlook, imap4, pop3 et smtp) pour
envoyer ou recevoir des courriers électroniques grâce aux
boutons « Ajouter » et « Modifier ». Le bouton « Retirer »
supprime la connexion de messagerie sélectionnée et le
bouton « Par défaut » définit celle qui sera utilisée par
défaut dans le logiciel.
- La licence est fournie par Tesuji Soft ou l’un de ses
partenaires et est obligatoire pour utiliser le logiciel. La
licence dite « Globale » est celle inscrite pour l’ensemble des
utilisateurs et la licence individuelle correspond uniquement
à l’utilisateur affiché. Dans ce second cas, il faut renseigner
les champs « Id. de licence » et « Clé de licence » en cliquant
sur le bouton « Modifier ».
- Il est possible de définir le nombre de mois synchronisés
avec d’autres agendas (par exemple, si vous synchronisez
votre agenda avec celui de Microsoft Outlook).
- Les horaires en blanc dans l’agenda apportent une meilleure
visibilité de celui-ci par exemple sur les heures habituelles de
travail.
- Le nombre de jours pour faire aboutir une vente permet de
calculer sur la date de validité d’un devis ou la date de fin
d’une opportunité.
Onglet « Coordonnées »
- L’utilisateur peut avoir des coordonnées identiques à celle
de l’entreprise (définies dans les paramètres généraux) ou
ses propres coordonnées. Dans ce second cas, il faut saisir
les informations appropriées : raison sociale, adresse postal,
téléphones, fax et éventuelles coordonnées gps. Ces
informations sont utilisables avec les documents modèles.
Equipes ou unités commerciales
Les équipes ou unités commerciales servent à regrouper les utilisateurs. Cela permet dans l’onglet
« Collaboratif » des fenêtres « Compte », « Contact » ou « Utilisateur » de définir les accès par équipes
sur l’option « les utilisateurs ou les équipes ci-dessous » afin de simplifier le partage d’informations.
Une équipe ou unité commerciale est caractérisée par son nom et ses initiales.
Transfert d’informations
Cette option permet de transférer des informations (comptes, contacts, actions et documents partagés)
d’un utilisateur à un autre. Il faut alors indiquer l’utilisateur qui dispose des informations à transférer et
celui à qui ces informations vont être attribuées puis indiquer celles qui feront l’objet du transfert.
Tesuji CRM 4 – documentation - 22 -
Classifications des comptes
Ce paramètre liste les classifications (ou classements) possibles pour un compte. Ces classifications sont
présentées sous la forme d’une arborescence que vous pouvez intégralement modifier.
Une fois une classification sélectionnée dans l’arborescence, vous pouvez modifier celle-ci en cliquant
sur le bouton « crayon » ou ajouter sous celle-ci une autre classification en cliquant sur le bouton
« plus ».
Dans la fenêtre d’un compte, la liste des classifications est disponible dans l’onglet « Classements ».
Les classifications permettent de faire des vues sur les comptes qui y sont classés en n’affichant que
ceux correspondant à certaines classifications.
Classements des contacts
Ce paramètre liste les classements possibles pour un contact. Comme pour les classifications des
comptes, ces classements sont présentés sous forme d’arborescence (cf. Classifications des comptes).
De même, ceux-ci peuvent être intégralement modifiés.
Dans la fenêtre d’un contact, la liste des classements est disponible sur l’onglet « Contact » (à droite).
Les classements permettent de faire des sélections limitées à ceux choisis sur certaines vues du logiciel
et sur les cibles.
Civilités
Ce paramètre gère les civilités disponibles pour un contact dans le champ « Civilité ». La civilité peut
être utilisée dans les documents modèles comme un courrier. Un libellé court permet de préciser un
texte d’usage plus réduit visuellement que la civilité.
Dossiers des documents (fiches)
Présenté sous forme d’arborescence, ce paramètre correspond aux dossiers par défaut qui s’afficheront
dans les fenêtres des comptes, des contacts et des actions pour le classement des documents. Ce sont
les dossiers présents à gauche du tableau des documents dans l’onglet « Documents » de ces fenêtres.
Ces dossiers sont communs à toutes les fenêtres disposant de cet onglet.
Classement des activités
Ce paramètre référence les types d’activités liées aux temps ou à l’agenda. Ils permettent de les classer
et d’en faire des statistiques sur les temps passés ou prévus.
Lieux
Plusieurs lieux de travail peuvent être indiqués via ce paramètre pour permettre aux utilisateurs
d’indiquer dans la fenêtre « Temps » (agenda) le lieu de sa réalisation.
Tesuji CRM 4 – documentation - 23 -
Motifs sur abandon ou report
Lorsqu’un temps est reporté ou abandonné, il est possible d’indiquer le motif de l’abandon ou du
report.
Ce paramètre liste les motifs possibles.
Textes assistés
Sur les fenêtres « Temps » (agenda) et « Tâches », vous pouvez cliquer sur un bouton/lien « texte
assisté » qui ouvre une fenêtre proposant sous forme d’arborescence des textes prédéfinis qui seront
insérés à l’emplacement du curseur dans les descriptions. Ce paramètre référence ces textes prédéfinis.
Classement des projets
Les projets peuvent être classés par types d’activités.
Ce paramètre liste les types d’activités possibles pour un projet.
Types (opportunités)
Ce paramètre gère les types disponibles pour les opportunités. Ils permettent de classer les
opportunités et de réaliser des statistiques en regroupant celles-ci.
Par exemple, cela peut correspondre à des gammes de produits ou de prestations pour connaitre la
répartition des opportunités en volume d’affaires.
Origines (opportunités)
Les opportunités commerciales peuvent provenir de divers canaux comme la prospection téléphonique,
le bouche à oreille, la présence sur des salons… Ce paramètre référence les canaux possibles à l’origine
des opportunités. Cela permet de classer les opportunités et de réaliser des statistiques en les
regroupant par origines.
Cycle de ventes
Le cycle de ventes définit les étapes nécessaires pour faire aboutir une vente. Ce paramètre référence
les étapes possibles en indiquant pour chacune d’elles le nom de l’étape et son pourcentage de réussite
(champ « % de réussite »). Ce dernier permet de calculer des montants prévisionnels pondérés utilisés
notamment en prévisionnel de ventes. L’ordre d’affichage du cycle de ventes n’est pas alphabétique
mais par pourcentage de réussite croissant pour conserver une logique d’avancement entre la première
et la dernière étape.
Motivations
La motivation correspond au critère qui semble important à suivre dans une opportunité commerciale
pour faire aboutir positivement celle-ci. Ce paramètre référence les motivations possibles et permet un
classement des opportunités par motivation.
Tesuji CRM 4 – documentation - 24 -
Par exemple, en indiquant cette information sur les opportunités perdues, cela permet d’en analyser les
causes comme le prix ou la perception de la qualité…
Produits : Famille de produits
Les produits sont classés par famille afin de regrouper ceux-ci de façon thématique ou de les
hiérarchiser. Ce paramètre présenté sous forme d’arborescence défini les classements possibles et
leurs hiérarchies.
Lors de la recherche de produit, il est possible de parcourir les familles pour afficher les produits qui y
sont liés.
Produits : Modes de livraison
Ce paramètre liste les moyens et méthodes de livraisons possibles. Cette information peut être
renseignée sur les documents de la gestion commerciale dans l’onglet « Livraison ».
Produits : Dépôts
Les dépôts permettent de localiser les produits qui sont suivis en stock lors de leurs entrées ou sorties
de stock. Ce paramètre liste les dépôts disponibles pour ce suivi.
Produits : Origines des entrées-sorties
Les origines apportent des précisions simples sur les entrées et sorties de stock notamment lorsque
celles-ci ne sont pas des mouvements de stocks créés automatiquement (dits « standard »). Ce
paramètre liste les origines possibles qui peuvent être renseignées dans l’onglet « Avancés » de la
fenêtre de mouvement de stock.
Produits : Sous-référence (1) et (2)
Chaque produit dispose d’une référence qui peut être complétée par une ou deux sous-références pour
le caractériser. Par exemple, un produit référence « 0018 » peut disposer d’une première sous-
référence « ROUGE » et d’une seconde « L » ce qui donne une référence complète « 0018-ROUGE-L ».
Ces paramètres permettent de gérer les sous-références possibles pour un produit.
Les sous-références peuvent s’appliquer par exemple à des produits d’habillement pour gérer les tailles et
les couleurs (chaussures richelieu noires de taille 39 = une référence ‘chaussures richelieu’ pour le produit
et deux sous-références ‘noires’ et ‘39’).
Les sous-références peuvent être regroupées par « Catégorie ». Ces dernières sont gérées via le bouton
à droite de la liste des catégories. Si vous devez associer deux sous-références sur un produit, celles-ci
ne doivent pas se situer dans la même liste de sous-référence.
Les sous-références sont activables dans la fenêtre « Produit » sur l’onglet « Avancé ».
Produits : Catégories de tarifs
Tesuji CRM 4 – documentation - 25 -
Les produits ont un prix de vente indiqué dans la fenêtre « Produit » qui peut être modulé selon des
tarifs applicables aux comptes. Ce paramètre gère la liste des tarifs possibles qui peuvent être
complétés dans la fenêtre des produits (bouton « Tarifs » en bas à gauche) et associés aux comptes
dans la fenêtre « Compte » sur l’onglet « Avancé » (champ « Tarif appliqué »).
Taxes : Zones de taxes
Les zones de taxes regroupent les modalités de taxes (notamment les taux). Cela peut être sur un
critère géographique ou autre. La zone est indiquée sur les devis, commandes, livraisons et factures et
définit les modalités de calculs de taxes qui leurs sont appliquées. Ce paramètre référence les zones
possibles et permettant d’indiquer pour chaque zone un texte (champ « Information » qui sera imprimé
sur les devis, commandes, livraisons et factures).
Pour exemple en France, la mention « exonération de TVA, article 262 ter - 1 du code général des impôts »
doit figurer sur les factures émises vers les pays membre de la CEE si la TVA ne s’applique pas et peut être
renseignée dans le champ « Information » si vous définissez une zone « CEE »
Taxes : Types de taxes
Les types de taxes listent les types applicables aux produits. Ce paramètre référence les types possibles.
Dans la fenêtre « Produit », il est possible d’indiquer le type de taxe applicable par défaut pour un
produit en le sélectionnant dans le champ « Type de taxe ».
Taxes : Taux / Zones et types
Ce paramètre permet de définir pour les zones et les types de taxes les taux qui seront appliqués aux
lignes de produits dans les devis, commandes, livraisons et factures. Un taux doit être indiqué pour
chaque binôme « zone-type ».
Il est nécessaire d’indiquer pour chaque binôme la zone, le type, le taux et le compte comptable
(champ « Comptabilité ») qui sera utilisé lors de l’export des pieds de factures en écriture comptable.
ATTENTION : Les binômes « zone-type » non référencés dans ce paramètre correspondent à un taux de
taxe de 0%.
Modalités de règlements : Modes de règlements
Les modes de règlements caractérisent les méthodes par lesquelles vous souhaitez que vos clients
payent les factures émises. Le mode est indiqué sur les devis, commandes, livraisons et factures et est
utilisé dans les règlements de factures. Ce paramètre liste les modes possibles.
Tesuji CRM 4 – documentation - 26 -
Modalités de règlements : Echéances de règlements
Les échéances de règlements définissent les modes de calcul pour les dates de règlements indiquées
sur les factures émises.
Pour chaque échéance, il est nécessaire d’indiquer les champs suivants :
- Libellé : utilisé pour renseigner l’échéance à appliquer sur les devis, commandes, livraisons et
factures. Le libellé est imprimé sur les devis, commandes, livraisons et factures.
- Echéance : nombre de jours additionnés à la date d’émission de la facture pour calculer la date
souhaitée de son règlement. Par exemple, si une facture est émise le 3
ème
jour du mois et que le
nombre de jours indiqué est « 20 jours », le règlement sera demandé pour le 23.
- Alignement : définit le mode d’alignement de la date calculée par l’échéance ; « Aucun » ne
réalise pas d’alignement ; « Fin de mois » cale la date d’échéance au dernier jour de son mois ;
« Fin de mois le … » cale la date d’échéance au jour saisi dans le champ (« Jour (le) ») du mois
suivant.
- Escompte en % : définit le taux d’escompte qui sera appliqué sur les devis, commandes,
livraisons et factures pour cette échéance. Par défaut le taux est à zéro (pas d’escompte).
Numéros de documents
Les numéros de documents correspondent aux compteurs qui s’incrémentent lorsque vous attribuez un
numéro à un devis, une commande, une livraison ou une facture. Ce paramètre permet de définir le
numéro en cours sur le compteur de ces documents commerciaux.
Les numéros sont définis avec les champs suivants :
- Avant la valeur : texte fixe qui sera ajouté au début du numéro.
- Valeur : valeur numérique (chiffres) indiquant par des 0 sa taille. Si vous désirez un numéro sur
5 positions, il faut indiquer 00000. Les numéros s’incrémenteront alors de 00001, 00002,
00003, ... , et ainsi de suite.
Tesuji CRM 4 – documentation - 27 -
- Il est possible sur les devis et commandes d’indiquer l’ajout des initiales du responsable en
cochant la case correspondante. Cela peut être nécessaire si vous utilisez une base de données
‘nomade’ pour des utilisateurs itinérants qui peuvent alors créer des devis ou des commandes
avec des références similaires lorsqu’ils sont déconnectés de la base de données principale.
- Après la valeur : texte fixe qui sera ajouté à la fin du numéro.
Si vous utilisez un compteur par période (par exemple « mensuel » ou « annuel ») pour un document, il
faut venir mettre à jour celui-ci en début de période avant de l’attribuer à nouveau.
Un devis, une commande, une livraison ou une facture sans numéro est considéré comme un brouillon.
Les numéros peuvent appartenir à une « Ligne » afin de gérer pour les devis, commandes, livraisons et
factures des modes de numérotations par « ligne ». Si vous émettez des factures avec le logiciel Tesuji
CRM et saisissez ou intégrez d’autres factures provenant d’un autre logiciel n’ayant pas le même mode
de numérotation, il est possible d’avoir deux lignes de numérotation. Le champ « Compteur » sur
l’onglet « Avancé » des devis, commandes, livraisons ou factures permet d’indiquer la ligne qui servira à
l’attribution du numéro. Par défaut, il n’y a qu’une ligne dite « Standard ».
Plan comptable
Le plan comptable liste les comptes comptables utilisables dans les paramètres de la gestion
commerciale, les produits, les binômes « zone-type » des taxes et les règlements. Ces comptes
comptables sont utilisés lors de l’export des pieds de factures en écritures comptables.
Pour renseigner un compte comptable du plan, il faut indiquer :
- Le n° de compte : numéro dans votre comptabilité (notamment si vous utilisez un logiciel
comptable).
- Le compte : texte libre.
- Le type d’utilisation : indique sur quelle fenêtre le compte comptable est utilisable ; « Vente »
pour les produits, « Taxe » pour les binômes « zone-type », « Banque » pour les règlements,
« Escompte » et « Acompte » et « Régularisation » dans les paramètres commerciaux (onglet
« Comptabilité »).
Tesuji CRM 4 – documentation - 28 -
Paramètres de gestion (commerciale)
Les paramètres de gestion (commerciale) définissent des informations juridiques, commerciales et
comptables nécessaires pour les impressions et les exports des écritures comptables.
Ces indications sont les suivantes :
- Les informations juridiques imprimées sur les devis, commandes, livraisons et factures.
- Les informations complémentaires imprimées sur les devis, commandes, livraisons et factures.
Si ce champ est vide, aucune information ne sera imprimée.
- Les valeurs par défaut pour la zone de taxes, le mode de règlement et l’échéance qui seront
utilisées en création de devis, commande, livraison ou facture si le compte ou le contact n’a pas
de valeur spécifique indiquée.
- Les informations comptables pour l’exportation des factures en comptabilité (création d’un
fichier texte avec les écritures comptables).
- L’impression du relevé d’identité bancaire sur les devis ou les factures selon un mode de
règlement choisi. En indiquant un mode de règlement, les informations BIC, IBAN et
Domiciliation seront imprimée en bas des devis ou des factures lorsque ceux-ci seront dans ce
mode de règlement.
Dossiers partagés (communs)
Les dossiers partagés permettent de gérer des documents non liés à des comptes ou à des contacts
mais classés dans des dossiers mis en communs présentés sous forme d’arborescence.
Tesuji CRM 4 – documentation - 29 -
Chaque dossier est géré par un responsable qui peut ajouter, modifier ou supprimer les documents qui
y sont contenus.
Il peut aussi définir des autorisations pour d’autres utilisateurs parmi les options suivantes :
- « Tout le monde peut AJOUTER+LIRE des informations dans ce dossier »
Tous les utilisateurs voient ce dossier et peuvent y ajouter des documents mais ne peuvent pas
les supprimer ou les modifier s’ils n’en sont pas les auteurs.
- « Tout le monde peut MODIFIER des informations dans ce dossier »
Tous les utilisateurs voient ce dossier et peuvent y ajouter et y modifier les documents mais ne
peuvent pas les supprimer s’ils n’en sont pas les auteurs.
- « Tout le monde peut GERER des informations dans ce dossier »
Tous les utilisateurs voient ce dossier et peuvent y ajouter, y modifier ou y supprimer des
documents.
- « Le responsable ou les utilisateurs ci-dessous gèrent ce dossier : »
Seul le responsable du dossier et les utilisateurs renseignés dans la liste peuvent gérer le
dossier. Les autorisations sont définies pour chaque utilisateur (par défaut celle-ci est
« GERER » lors de l’ajout d’un utilisateur). La gestion de la liste est réalisée par les boutons
« Ajouter » et « Retirer » .
Compteurs / documents modèles
Lors de l’utilisation de documents modèles, il est possible d’incrémenter un compteur en indiquant
dans les propriétés du document modèle le compteur utilisé et en mettant dans le document le code de
fusion &COMPTEUR. Cela permet par exemple d’avoir une référence automatique au sein d’un
document.
Ce paramètre référence les compteurs liés à ces documents modèles et leurs numéros actuels (valeur).
Tesuji CRM 4 – documentation - 30 -
Pour un compteur, il faut indiquer son nom, l’information textuelle qui sera affichée avant la valeur, sa
valeur numérique en indiquant par des 0 sa taille (si vous désirez un numéro sur 5 positions, il faut
indiquer 00000. Les numéros s’incrémenteront alors de 00001, 00002, 00003, ...), l’information
textuelle qui sera indiquée à la fin du compteur et son responsable.
Champs personnalisés
Les champs personnalisés permettent d’ajouter sur les fenêtres compte, contact, actions, produits et
pour les contacts liés aux actions des champs pour gérer des informations non prévues initialement
dans le logiciel (souvent des informations propres à un métier ou à une organisation).
Ces champs personnalisés peuvent être du texte, une valeur numérique, du texte issu d’une liste que
vous pouvez prédéfinir, une date ou une case à cocher.
Une fois l’information renseignée dans les fenêtres, il est possible de l’afficher dans les tableaux
principaux en y ajoutant la colonne appropriée.
L’écran suivant permet de sélectionner l’emplacement dans la base de données où vous souhaitez
ajouter un ou plusieurs champs personnalisés.
Une fois l’emplacement sélectionné, un tableau affiche les champs personnalisés existant pour cet
emplacement et permet de les modifier, de les supprimer ou d’en ajouter de nouveaux.
Un champ personnalisé est caractérisé par :
- Un libellé visible dans les fenêtres sur lesquelles le champ se situe.
- Un code qui permet lors de l’utilisation de document modèle de fusionner cette information
avec le modèle.
- Un format de saisie correspondant au type
d’informations qui pourra être renseignée. Dans le cas
d’un format « Liste », les valeurs possibles pour le
champ doivent être renseignées. Une valeur doit être
Tesuji CRM 4 – documentation - 31 -
indiquée par ligne dans le champ « Valeurs
possibles ».
- Pour qu’un champ personnalisé ne s’affiche que sur une action particulière, un champ « visible
sur » à droite du « code » permet d’indiquer le type d’action.
Une fois les champs personnalisés créés, ceux-ci sont visibles sur chaque fenêtre correspondante dans
l’onglet « Personnalisés » ou l’onglet « Avancé » :
Exemple sur la fenêtre « Compte »
Un bouton/lien (+) s’affiche à gauche de la zone de saisie pour les champs personnalisés au format
texte afin de saisir un texte long dans une zone plus grande.
Services Web
Ce paramètre liste les services Web disponibles sur les fenêtres « Compte » et « Contact » et
accessibles par une simple adresse Web (URL pour Uniform Resource Locator) personnalisable avec les
codes de fusion utilisés par les documents modèles.
Pour renseigner un service Web, il faut indiquer un nom (champ « Service »), la fenêtre « Compte » ou
« Contact » qui pourra lancer le service et l’adresse Web (URL).
Dans les fenêtres « Comptes » et « Contacts », un bouton en forme de mappemonde bleue en bas à
gauche permet de lancer le service Web pour le compte ou le contact affiché.
Cela ouvre le navigateur Internet de l’ordinateur et lance la page Web voulue avec l’adresse (URL)
personnalisée selon les codes de fusion.
Tesuji CRM 4 – documentation - 32 -
Paramètres généraux
Les paramètres généraux regroupent un ensemble d’informations nécessaires pour certaines fonctions
du logiciel.
Les paramètres généraux affiche la licence principale qui peut être modifiée par la fenêtre « Licence
d’utilisation » et permet de mettre à jour les informations suivantes :
- Le mois référant du début de l’année indique le mois initial pour les affichages par défaut du
logiciel. Ce peut être par exemple le mois de début d’exercice ce qui permet d’avoir un
affichage sur l’année d’exercice.
- Le nombre d’heures pour 1 jour permet d’avoir une conversion entre les heures indiquées et le
nombre de jours. Par exemple, si vous indiquez qu’un jour fait 8 heures (au lieu de 24 par
défaut), lorsque qu’un temps de 20 heures sera indiqué, il affichera 2 jours 4 heures au lieu de
20 heures (20 / 8 = 2,5).
- L’export PDF en UNICODE active le format unicode lors de la création de fichiers au format PDF
pour accepter les jeux de caractères de textes dans différentes langues.
REMARQUE : Si vous n’échangez pas avec des pays nécessitant des jeux de caractères évolués,
il n’est pas nécessaire d’activer cette option. Lorsque cette option est active, la taille des
fichiers PDF créés est beaucoup plus importante.
- L’adresse Web (URL) pour la géolocalisation par adresse indique l’adresse Web utilisée dans les
fenêtres « Compte » et « Contact » pour les localiser grâce à l’adresse postale (adresse, code
postal, ville et pays). Cette adresse doit contenir les codes de fusions utilisés dans les
documents modèles pour l’adresse postale.
- L’adresse Web (URL) pour la géolocalisation par GPS indique l’adresse Web utilisée dans les
fenêtres « Compte » et « Contact » pour les localiser grâce à la latitude et la longitude
(coordonnées GPS). Cette adresse doit contenir les codes de fusions utilisés dans les documents
modèles pour les coordonnées GPS.
Tesuji CRM 4 – documentation - 33 -
- Le logo correspond à une image (format jpeg ou png) qui peut être renseignée par le bouton
« Changer » ou remise à vide par le bouton « Retirer ».
Cette image est utilisée dans les devis, commande, livraisons et factures.
- Les coordonnées (raison sociale, adresse postale, téléphones et fax, coordonnées gps, site
Internet) sont utilisables dans les documents modèles et sont utilisées dans les devis,
commande, livraisons et factures.
Licence d’utilisation
Ce paramètre gère la licence principale d’utilisation inscrite dans votre base de données. Celle-ci
permet aux utilisateurs d’accéder au logiciel. Cette licence est fournie par Tesuji Soft ou l’un de ses
partenaires. Elle est composée de deux informations « Id. de licence » et « Clé de licence » qui sont à
renseigner à l’identique dans cette fenêtre.
ATTENTION : En cliquant sur « Enregistrer », une connexion à Internet est obligatoire pour activer votre
licence sur les serveurs de Tesuji Soft.
Si vous souhaitez utiliser votre licence dans une autre base de données, il faut cliquer sur le bouton
« Libérer la licence » pour désactiver celle-ci avant de l’inscrire dans votre autre base de données.
ATTENTION : en désactivant votre licence, vous ne pourrez plus utiliser votre base de données actuelle.
La licence est inscrite un seule fois dans une seule base de données à la fois.
Connexions actives
Une liste les utilisateurs connectés est disponible et il est possible de déconnecter ceux-ci (bouton
« déconnecter »). REMARQUE : Un contrôle de connexion est réalisé sur chaque poste utilisateur par
intervalle de temps régulier. La déconnexion n’est donc pas immédiate mais au prochain contrôle.
L’utilisateur reste connecté techniquement à la base de données tant qu’il ne quitte pas le logiciel.
Mot de passe HFSQL
Le mot de passe HFSQL est un mot de passe technique qui empêche l’accès direct à vos fichiers avec
des outils de lecture ou de parcours de fichiers au format HFSQL. Par défaut, la base de données
principale (située sur votre serveur ou en mode dit « connecté ») ne dispose pas de mot de passe
technique. L’accès à cette fonction nécessite de ressaisir votre mot de passe utilisateur qui ne peut être
vide. ATTENTION : Aucun utilisateur ne doit être connecté à la base de données lors de l’application
d’un nouveau mot de passe technique.
Tesuji CRM 4 – documentation - 34 -
Gestion de relations professionnelles
La gestion de relations professionnelles intègre la gestion des comptes (personnes morales), des
contacts (personnes physiques), des actions (temps / agenda, tâches, opportunités et projets), des
documents.
Informations communes aux fenêtres
Certains onglets sont identiques quelle que soit la fenêtre.
« Actions »
Disponible pour les comptes, contacts, temps, tâches, opportunités et projets, cet onglet permet
d’ajouter, de consulter/modifier ou de supprimer des actions dans une fenêtre.
Il référence les tâches, les temps (rendez-vous, temps passés, agendas, ...), les projets et les
opportunités liés à l’action en cours.
Exemple de l’onglet « Actions » sur une fenêtre « Compte »
La liste déroulante à droite de l’onglet permet de sélectionner le nombre d’actions visibles dans le
tableau.
Les boutons sur cet onglet permettent les fonctions suivantes :
plus
Ajouter une action : crée un temps / agenda, une tâche, une opportunité,
un projet ou démarre un processus (enchainement d’actions).
Certaines actions peuvent ne pas être disponibles selon les fonctions du
logiciel qui vous sont autorisées. Par exemple, si vous n’êtes pas autorisé à
gérer des projets, l’icône projet ne sera pas visible.
crayon
Consulter / Modifier l’élément sélectionné dans le tableau.
poubelle
Supprimer l’élément sélectionné dans le tableau.
Vous ne pouvez supprimer que les actions dont vous êtes le responsable.
Sur la fenêtre « Temps » (agenda), il est nécessaire de cliquer sur le bouton/lien « Afficher l’onglet
‘Action’ » en bas à droite de l’onglet « Avancé » pour le faire apparaître.
« Documents »
Disponible pour les comptes, contacts, temps, tâches, opportunités et projets, cet onglet permet
d’ajouter, de consulter/modifier ou de supprimer des documents dans une fenêtre.
Tesuji CRM 4 – documentation - 35 -
Les documents sont listés dans un tableau. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents dans
celui-ci. Pour sélectionner plusieurs documents simultanément, il faut maintenir la touche CTRL de
votre clavier enfoncée et cliquer sur les documents voulus.
Des dossiers sont disponibles à gauche du tableau pour permettre d’y classer les documents. En
sélectionnant un dossier, seuls les documents qui y sont attachés sont visibles. Les dossiers peuvent
être des dossiers communs à toutes les fenêtres (liés au paramétrage commun du logiciel) complété de
dossiers propres à la fenêtre. Ils sont identifiés par une * au début de leurs noms.
Exemple de l’onglet « Documents » sur une fenêtre « Compte »
La liste déroulante à droite de l’onglet permet de sélectionner le nombre de documents visibles dans le
tableau. Les boutons sur cet onglet permettent les fonctions suivantes :
plus
Ajouter un document lié à la fenêtre.
- Importer un fichier : permet de sélectionner sur un disque dur un
fichier (quelle que soit son extension) et de le copier dans la base de
données. Le fichier est copié dans le répertoire des documents liés à la
base de données.
- Créer une note : crée une note textuelle.
- Créer un document depuis un modèle : permet de choisir parmi les
modèles de documents disponibles dans les documents partagés afin
de le copier dans la fenêtre tout en fusionnant ses informations avec
celles présentes dans la fenêtre (par exemple, un courrier type).
- Envoyer un e-mail : permet d’envoyer un courrier électronique.
- Importer un e-mail : Liste les courriers électroniques reçus dans vos
messageries (selon le paramétrage, celles-ci peuvent être sous
Microsoft Outlook, imap4 ou pop3) afin de les importer avec leurs
pièces jointes dans la base de données.
- Document docx : crée un document vide au format « docx »
compatible notamment avec Microsoft Word ou LibreOffice Writer.
- Document xlsx : crée un document vide au format « xlsx » compatible
notamment avec Microsoft Excel ou LibreOffice Calc.
Tesuji CRM 4 – documentation - 36 -
crayon
Consulter / Modifier le document sélectionné dans le tableau.
Si vous n’êtes pas l’auteur d’un document, celui-ci est affiché
en lecture-seule s’il n’est pas indiqué comme modifiable par tous.
deux flêches
Attacher un document à un dossier présent
dans la fenêtre en sélectionnant ce dernier.
deux feuilles
Dupliquer le document sélectionné. Le document dupliqué disposera du
même nom que celui d’origine avec l’ajout de « - copie du … »
poubelle
Supprimer le document sélectionné dans le tableau.
Vous ne pouvez supprimer que les documents dont vous êtes l’auteur.
écrou
Consulter / Modifier les propriétés du document sélectionné.
- Le sujet correspond au titre du document dans la base de données.
- La date de classement est la date référencée dans la base de données.
- La référence est une information textuelle libre.
- L’auteur est l’utilisateur identifié qui est à l’origine du document.
- Le partage indique par quels utilisateurs le document est visible et
modifiable. Par défaut, un document est visible par tous mais
modifiable uniquement par son auteur.
- Le sens du flux permet d’indiquer s’il s’agit d’un document sortant
(émis) ou entrant (reçu). Cela affiche une flèche selon le sens dans le
tableau des documents.
- L’onglet « Diffusion » liste les comptes, les contacts ou les utilisateurs
sur les fenêtres desquels le document sera visible dans leurs onglets
« Documents ». Deux boutons « Ajouter » et « Retirer » permettent
de gérer cette liste.
- L’onglet « Actions liées » référence les actions sur lesquelles le
document sera visible dans leurs onglets « Documents ». Deux
boutons « Ajouter » et « Retirer » permettent de gérer cette liste.
Tesuji CRM 4 – documentation - 37 -
« Collaboratif » (partage d’informations)
Cet onglet est disponible sur les fenêtres « Compte » et « Contact ».
Il permet de définir le partage des informations entre les utilisateurs du logiciel.
Un compte ou un contact est par défaut actif et donc visible dans les tableaux principaux. Il peut
toutefois être indiqué comme inactif pour être masqué de ces tableaux. Dans ceux-ci, un clic-droit
permet d’afficher les comptes inactifs si nécessaire.
Les choix dans l’onglet « Collaboratif » sont renseignés par défaut à l’identique de ceux prédéfinis pour
l’utilisateur. Le compte ou le contact peut être vu et géré par :
L’utilisateur Seul l’utilisateur verra le compte ou le contact. Si un autre utilisateur a accès à
sa vue, il pourra toutefois voir ce compte ou ce contact en sélectionnant la vue.
Par exemple, un utilisateur peut avoir accès uniquement à ses comptes et
contacts et un manageur de cet utilisateur peut avoir - par l’intermédiaire de la
vue - accès lui aussi aux comptes et contacts de l’utilisateur.
Tout le monde Le compte ou le contact est visible par l’ensemble des utilisateurs.
Le responsable Seul l’utilisateur verra le compte ou le contact. Un autre utilisateur ayant accès
à sa
Uniquement vue ne verra pas le compte ou le contact.
Les utilisateurs ou En plus de l’utilisateur, le compte ou le contact est
équipes visible par ceux référencés dans la liste. Les
boutons « Ajouter » et « Retirer », affichés
uniquement lorsque cette option est sélectionnée,
permettent de gérer cette liste. Le bouton
« Autorisation » définit le droit de l’utilisateur ou
de l’équipe lors de l’accès au compte ou au
contact : lecture-seule, modification (par défaut)
ou global.
Sur la fenêtre « Contact », l’option « identique au compte lié » permet de reprendre ces informations à
partir du compte auquel le contact est lié. Ainsi, si ces informations sont modifiées sur le compte,
celles-ci sont aussi modifiées automatiquement sur le contact.
Tesuji CRM 4 – documentation - 38 -
Informations similaires aux « Compte » et « Contact »
Certaines informations, boutons ou onglets sont similaires sur les fenêtres comptes et contacts.
Raison sociale
Raison sociale de l’adresse postale.
Adresse
Lignes de l’adresse principale (au nombre de 3).
Le bouton/lien (+) à droite de la première ouvre une fenêtre pour gérer
plusieurs adresses éventuelles.
CP / Ville
Code postal et ville de l’adresse postale.
Lorsque trois caractères du code postal sont saisis, une liste s’ouvre pour
proposer les villes possibles :
Cela permet de sélectionner la ville concernée et de renseigner
automatiquement les champs « Région » et « Pays » et les coordonnées GPS
basées sur la ville et non l’adresse exacte. Il est possible d’ouvrir cette liste en
cliquant sur le bouton/lien > situé entre les zones code postal et ville.
Région
Région de l’adresse postale.
Pays
Pays de l’adresse postale. Le bouton en forme de goutte orange à droite de la
zone de saisie permet de lancer la géolocalisation par adresse.
Téléphone(s)
Numéro de téléphone fixe.
Mobile(s)
Numéro de téléphone mobile.
Fax
Numéro de fax.
Web
Adresse du site Internet. Le bouton en forme de mappemonde à droite de la
zone de saisie permet d’ouvrir le navigateur Internet de l’ordinateur pour
afficher le site Web correspondant.
Email(s)
Adresse de courrier électronique. Le rond à gauche de la zone de saisie
permet d’indiquer si l’adresse est autorisée (rond plein). L’icône en forme
d’enveloppe à droite de la zone de saisie permet de créer un courrier
électronique en utilisant cette adresse.
Skype(s)
Adresse Skype pour des communications avec ce logiciel. Le rond bleu à droite
de la zone de saisie permet de lancer Skype avec l’adresse correspondante.
Forme juridique
Forme juridique de la société ou de l’organisation (ex. SA, SAS, …).
Date de création
Date de création ou de début d’activité.
Siège social
Case à cocher indiquant un siège social.
Chiffre d’affaires
Chiffre d’affaires.
Nombre
d’employés
Nombre de salariés.
Tesuji CRM 4 – documentation - 39 -
N° identifiant
national
Numéro d’identification nationale (ex. en France, cela correspond au n° Siren)
Code statistique
national
Code statistique (ex. en France, cela correspond au code NAF)
Référence
externe
Texte libre pour indiquer une référence spécifique (ex. un numéro identifiant
sur un autre logiciel).
Sigle ou
acronyme
Texte court correspondant au nom usuel ou court du compte.
Zone de taxes
Indique la zone de taxes qui sera utilisée lors de la création d’un devis, d’une
commande, d’une livraison ou d’une facture avec ce compte pour le calcul des
taxes.
Règlement par
Indique le mode de règlement qui sera utilisé lors de la création d’un devis,
d’une commande, d’une livraison ou d’une facture avec ce compte.
Echéance
Indique l’échéance qui sera utilisée lors de la création d’un devis, d’une
commande, d’une livraison ou d’une facture avec ce compte pour le calcul de
la date de règlement lors de la facturation.
Compte client
(comptabilité)
Indique le compte comptable (dit aussi compte tiers) attribué au compte pour
l’enregistrement de ses factures dans une comptabilité. Ce compte comptable
est utilisé lors de l’export des écritures comptables.
N° intracomm.
(VAT)
Numéro identifiant l’entreprise au sein de la communauté européenne.
Tarif appliqué
Tarif qui sera appliqué lors de la création d’un devis, d’une commande, d’une
livraison ou d’une facture permettant de modifier le prix standard d’un
produit selon ses options tarifaires.
Latitude
Latitude de la coordonnée GPS. Le bouton en forme de goutte orange à droite
de la zone de saisie permet de lancer la géolocalisation par coordonnées GPS.
Longitude
Longitude de la coordonnée GPS.
Ligne d’adresse
/ géolocalisation
Indique parmi les trois lignes d’adresse possibles celle qui correspond à une
ligne significative géographiquement pour la géolocalisation par adresse.
Communication
autorisée sur :
Modes de communication autorisé par le contact ou le compte : téléphone, e-
mail, fax, mobile, sms
L’onglet « Actions » permet de gérer les actions (temps / agenda, tâches, opportunités, projets) liées au
compte (Cf. onglets communs aux fenêtres).
L’onglet « Ventes » gère les devis, les commandes, les livraisons et les factures liés au compte. Cet
onglet permet d’ajouter de nouveaux éléments ou d’afficher, modifier ou supprimer ceux existants.
L’onglet « Notes » affiche une zone de saisie permettant de mettre un texte libre. Celui-ci peut être mis
en forme (couleur, police, taille, …). Un clic-droit sur la zone de saisie permet d’ajouter les initiales de
l’utilisateur en cours ainsi que la date et l’heure actuelle.
L’onglet « Personnalisés » permet la saisie des champs personnalisés pour le compte. Les champs
personnalisés permettent de gérer des informations non prévues initialement dans le logiciel (souvent
des informations propres à un métier ou à une organisation).
Tesuji CRM 4 – documentation - 40 -
Le bouton « Comptes ou contacts à proximité » de l’onglet « Avancé » permet d’ouvrir une fenêtre
proposant les divers comptes et contacts proches selon leurs coordonnées GPS :
La réglette en haut de cette fenêtre permet d’indiquer la proximité désirée. Le bouton « Ouvrir »
permet d’afficher la fenêtre du compte ou du contact sélectionné dans le tableau.
Le tableau « Relations avec d’autres comptes » dans l’onglet « Avancé » permet d’indiquer un lien avec
un autre compte (par exemple, une filiale et une maison mère) en renseignant le compte à lier et un
texte explicatif. Le compte apparaîtra alors dans l’onglet « Contact » du compte concerné.
Informations similaires aux « Actions »
Le champ « Action origine » des fenêtres temps, tâches, opportunités et projets indique l’action initiale
qui est à leur origine. Le bouton « autres actions liées » permet d’ouvrir une fenêtre pour sélectionner
d’autres actions qui en seraient elles aussi à l’origine.
L’onglet « Contacts » des fenêtres temps, tâches, opportunités et projets référence les contacts liés à
l’action. Le champ « Responsable » indique l’utilisateur qui a créé ou qui est responsable de l’action. Le
champ « Privé » permet de ne pas partager l’action avec d’autres utilisateurs.
Les boutons « Ajouter » et « Retirer » gèrent la liste de contacts liés. L’action apparaît sur les fenêtres
des comptes et des contacts qui y sont indiqués (en complément du compte ou du contact indiqué dans
le champ « Compte »).
Tesuji CRM 4 – documentation - 41 -
Compte
La fenêtre « Compte » gère les informations des personnes morales (par exemple une entreprise, une
association ou une administration). Outre les informations communes décrites ci-avant, celle-ci
contient des onglets spécifiques et les onglets communs « Actions », « Documents » et « Collaboratif »
précédemment décrits.
Le champ « Compte » correspond à la raison sociale du compte qui est utilisé pour l’identifier.
La partie gauche de l’onglet « Classement » présente sous forme d’arborescence les classifications
possibles pour un compte. L’utilisateur peut cocher ou décocher des classifications dans cette
arborescence.
Les classifications cochées peuvent permettre de n’afficher que les comptes correspondant dans la vue
« Comptes » de la fenêtre principale et sont aussi utilisées dans les « requêtes cibles ».
L’onglet « Contacts » gère les contacts liés au compte. Cet onglet permet d’ajouter de nouveaux
contacts ou d’afficher, modifier ou supprimer des contacts existants.
Tesuji CRM 4 – documentation - 42 -
Contact
La fenêtre « Contact » gère les informations des personnes physiques. Outre les informations
communes décrites ci-avant, celle-ci contient des onglets spécifiques et les onglets communs
« Actions », « Documents » et « Collaboratif » précédemment décrits.
Le champ « Civilité » permet de sélectionner la civilité du contact qui est utilisée dans les documents
modèles. Le « Nom » et le « Prénom » correspondent à ceux du contact.
Le champ « Compte » indique le compte auquel le contact est lié principalement. Il peut aussi être lié à
d’autres comptes grâce au tableau « Relations avec d’autres comptes » présent sur l’onglet « Avancé ».
Le champ « Titre » correspond au titre professionnel du contact dans son organisation. Le champ
« Service » indique dans quel service le contact se situe au sein de son organisation.
La partie droite de l’onglet « Contact » présente sous forme d’arborescence les classements possibles
pour un contact. L’utilisateur peut cocher ou décocher des classements dans cette arborescence.
Les classements cochés peuvent permettre de n’afficher que les contacts correspondant dans la vue
« Contacts » de la fenêtre principale et sont aussi utilisés dans les « requêtes cibles ».
Tesuji CRM 4 – documentation - 43 -
Temps (agenda)
La fenêtre « Temps » gère les informations de temps passé et de temps prévu liées ou non à l’agenda.
Elle référence une plage de temps. Si l’information est liée à l’agenda, le plage renseignée s’affiche dans
celui-ci. La fenêtre contient des onglets spécifiques et les onglets communs « Actions » et
« Documents » précédemment décrits.
Les informations suivantes peuvent être renseignées :
Onglet « Temps »
Début
Date et heure de début de la plage de temps.
Fin
Date et heure de fin de la plage de temps.
Etat
Etat de la plage de temps référencée : provisoire (temps réservé mais non
confirmé), planifié, réalisé, abandonné ou reporté.
Rappel
Indique si un rappel est actif et combien de temps avant la date de début le
rappel sera réalisé.
Compte
Indique le compte ou contact éventuel auquel est attribuée cette plage de
temps. Le bouton « Compte » à gauche de la zone de saisie permet d’ouvrir la
fenêtre du compte ou contact concerné (Il est conseillé d’indiquer un contact
plutôt qu’un compte dans cette zone si cela est possible).
Activité
Indique l’activité prévue vis-à-vis de la plage de temps référencée. Celle-ci
permet de faire des classements et des statistiques sur les temps prévus et
passés.
Notes
Information textuelle décrivant de façon détaillée l’activité faite durant la
plage horaire référencée. Le bouton/lien « texte assisté » permet d’y ajouter
des textes prédéfinis. Pour exemple, la « note » peut être un compte rendu de
visite.
Onglet « Avancé »
Lieu
Lieu au sein de votre organisation.
Référence
Référence textuelle libre. Le rond à gauche de la zone de saisie permet
d’indiquer si l’action est « épinglée » (rond plein) en en-tête des tableaux
actions.
Durée non
comptabilisée
Indique en heure(s) et minute(s) le temps qui ne doit pas être comptabilisé sur
la plage horaire référencée.
Satisfaction
Donne une note de 1 à 5 sur la satisfaction liée à la plage horaire.
Calendrier
Indique si un temps est visible ou non dans un calendrier.
Le bouton/lien « [Afficher l’onglet ‘Actions’] » affiche celui-ci si nécessaire pour référencer les actions
résultantes.
Tesuji CRM 4 – documentation - 44 -
Tâche
La fenêtre « tâche » gère les informations de travaux prévus ou à faire. La fenêtre contient des onglets
spécifiques et les onglets communs « Actions » et « Documents » précédemment décrits.
Les informations suivantes peuvent être renseignées :
Onglet « Tâche»
Etat
Etat de la tâche : non commencée, en cours, finie, abandonnée ou suspendue.
%
Pourcentage d’avancement.
Priorité
Priorité de 1 à 4 : basse, normale, haute, très haute ou litige.
Compte
Indique le compte ou contact éventuel auquel est attribuée cette tâche. Le
bouton « Compte » à gauche de la zone de saisie permet d’ouvrir la fenêtre du
compte ou contact concerné (Il est conseillé d’indiquer un contact plutôt
qu’un compte dans cette zone si cela est possible).
Fin prévue
Date et heure de fin prévue pour la réalisation de la tâche.
Durée prévue
Indique en heure(s) et minute(s) le temps prévu à consacrer à la tâche pour sa
réalisation.
Responsable
Utilisateur qui est responsable de la tâche à réaliser.
Tâche
Information textuelle décrivant de façon détaillée le travail à faire.
Le bouton/lien « texte assisté » permet d’y ajouter des textes prédéfinis. Pour
exemple, la « notes » peut contenir un compte rendu de visite.
Onglet « Avancé »
Activité
Indique l’activité correspondant à la tâche.
Suivi
Indique si le suivi est fait sur la date de fin (suivi de l’échéance) ou sur la
période entre les dates de début et de fin (suivi de la période).
Référence
Référence textuelle libre. Le rond à gauche de la zone de saisie permet
d’indiquer si l’action est « épinglée » (rond plein) en en-tête des tableaux
actions.
Montant
Montant lié à la réalisation de la tâche.
Début
Date et heure de début de la tâche.
Rappel
Indique si un rappel est actif et combien de temps avant la date de fin le
rappel sera réalisé.
Tesuji CRM 4 – documentation - 45 -
Opportunité
La fenêtre « opportunité » gère les informations sur les ventes potentielles ou réalisées. La fenêtre
contient des onglets spécifiques et les onglets communs « Actions » et « Documents » précédemment
décrits.
Les informations suivantes peuvent être renseignées :
Onglet « Opportunité »
Etape
L’étape contient deux informations :
- Le cycle de vente défini dans les paramètres (correspondant à l’état
« ouverte » de l’opportunité) définissant l’avancement de la vente.
- L’état (si non ouverte) : gagnée, perdue, abandonnée, suspendue
définissant la conclusion de la vente.
%
Pourcentage de réussite. Cette information est mise à jour lors de la sélection
d’une étape et reste toutefois modifiable.
Fin prévue
Date et heure de fin prévue pour l’aboutissement de l’opportunité.
Objectif
Information textuelle décrivant de façon détaillée l’opportunité.
Compte
Indique le compte ou contact éventuel auquel est attribuée cette opportunité.
Le bouton « Compte » à gauche de la zone de saisie permet d’ouvrir la fenêtre
du compte ou contact concerné (Il est conseillé d’indiquer un contact plutôt
qu’un compte dans cette zone si cela est possible).
Montant
Montant en chiffre d’affaire hors taxes de l’opportunité.
Marge
Marge de l’opportunité.
Calcule le pourcentage de marge lors de sa saisie.
% (marge)
Pourcentage de marge de l’opportunité.
Modifie la valeur de la marge lors de sa saisie.
Type
Type permettant de classer l’opportunité.
Origine
Origine permettant de classer l’opportunité.
Onglet « Avancé »
Référence
Référence textuelle libre. Le rond à gauche de la zone de saisie permet
d’indiquer si l’action est « épinglée » (rond plein) en en-tête des tableaux
actions.
Ouverte le
Date et heure de début de l’opportunité.
Motivation
Motivation principale évoquée pour faire aboutir positivement la vente.
Intérêt
Intérêt de la vente de 1 à 4 : mineur, normal, stratégique, très stratégique.
Onglet « Opportunité > Notes »
affiche une zone de saisie permettant de mettre un texte libre. Celui-ci peut
être mis en forme (couleur, police, taille, …). Un clic-droit sur la zone de saisie
permet d’y ajouter les initiales de l’utilisateur en cours ainsi que la date et
l’heure actuelle.
Tesuji CRM 4 – documentation - 46 -
Tesuji CRM 4 – documentation - 47 -
Projet
La fenêtre « projet » gère une liste d’actions nécessaires à l’aboutissement d’un projet. La fenêtre
contient des onglets spécifiques et les onglets communs « Actions » et « Documents » précédemment
décrits. Le tableau des actions intègre un diagramme de Gantt simplifié.
Les informations suivantes peuvent être renseignées :
Onglet « Projet »
Etat
Etat du projet : ouvert, fini, abandonné, suspendu.
Réalisé à %
Pourcentage d’avancement du projet.
Intitulé
Information textuelle décrivant de façon synthétique le projet.
Début
Date et heure de début du projet.
Fin prévue
Date et heure de fin prévue pour l’aboutissement du projet.
Compte
Indique le compte ou contact éventuel auquel est attribué ce projet. Le
bouton « Compte » à gauche de la zone de saisie permet d’ouvrir la fenêtre du
compte ou contact concerné (Il est conseillé d’indiquer un contact plutôt
qu’un compte dans cette zone si cela est possible).
Origine
Origine permettant de classer l’opportunité.
Onglet « Avancé »
Activité
Activité permettant de classer le projet.
Intérêt
Intérêt du projet de 1 à 4 : mineur, normal, stratégique, très stratégique.
Référence
Référence textuelle libre. Le rond à gauche de la zone de saisie permet
d’indiquer si l’action est « épinglée » (rond plein) en en-tête des tableaux
actions.
Rappel
Indique si un rappel est actif et combien de temps avant la date de fin le
rappel sera réalisé.
Onglet « Projet > Description »
affiche une zone de saisie permettant de mettre un texte libre. Celui-ci peut
être mis en forme (couleur, police, taille, …). Un clic-droit sur la zone de saisie
permet d’y ajouter les initiales de l’utilisateur en cours ainsi que la date et
l’heure actuelle.
En base de la fenêtre s’affiche le temps prévu (issu des tâches liées au projet) et le temps passé (issu
des fenêtres « temps » liées au projet).
Tesuji CRM 4 – documentation - 48 -
Cible
Les cibles correspondent à des sélections de comptes ou de contacts selon des critères choisis.
Elles sont sauvegardées au sein des documents partagés afin de permettre facilement leurs
réutilisations.
Il est donc nécessaire d’indiquer lors de la création d’une cible le dossier partagé dans lequel celle-ci
sera sauvegardée.
Le bouton « Hamburger » dans les vues « Comptes » et « Contacts » de la fenêtre principale permet de
créer une cible de même que le bouton « Ajouter » dans les dossiers partagés.
Le champ « Cible » est un texte libre permettant de l’identifier dans les « Dossiers partagés ».
L’arborescence sur la gauche de la fenêtre liste les critères choisis.
Le tableau de droite liste les résultats (comptes ou contacts) correspondant aux critères retenus.
Les boutons au-dessus de l’arborescence de gauche permettent d’ajouter ou de retirer des critères de
sélection : Classifications, classements, lieux, …
Les boutons au-dessus du tableau permettent de rafraîchir le résultat, d’afficher le compte ou le
contact sélectionné, d’exporter le résultat au format « .xls » (bouton vert) ou d’envoyer un e-mailing
(bouton enveloppe).
Documents modèles
Les documents modèles sont des documents sauvegardés au sein des dossiers partagés qui contiennent
des codes dits « codes de fusion » décrits ci-après.
Lors de la création d’un document à partir d’un document modèle dans les fenêtres comptes, contacts
ou actions, les codes de fusion sont remplacés par les informations qui leurs correspondent au sein de
la base de données. Par exemple, &RAISON_SOCIALE est remplacé dans le document par la raison
sociale du compte ou du contact.
Code de fusion
Création à partir d’une fenêtre compte
Document final
Dans les dossiers partagés, il faut indiquer dans les propriétés du document que celui-ci est un
document modèle (case à cocher « Modèle ») pour que l’interprétation des codes de fusion soit
réalisée lors de son utilisation.
Le document modèle peut avoir un format .xls, un format .doc ou être un courrier électronique.
Tesuji CRM 4 – documentation - 49 -
Les codes de fusions utilisables sont les suivants et doivent obligatoirement être précédés de la lettre &
(par exemple &NOM). Ceux-ci sont mis à jour à la création d’un document à partir d’un modèle :
Compte ou contact
RESPONSABLE
Responsable
RAISON_SOCIALE
Raison sociale
NOM
Nom
PRENOM
Prénom
CIVILITE
Civilité
TITRE
Titre
SERVICE
Service
L1ADRESSE
Ligne d'adresse 1
L2ADRESSE
Ligne d'adresse 2
L3ADRESSE
Ligne d'adresse 3
CODE_POSTAL
Code postal
VILLE
Ville
REGION
Région
PAYS
Pays
TEL_DIRECT1
Téléphone direct 1
TEL_DIRECT2
Téléphone direct 2
TEL_DIRECT3
Téléphone direct 3
TEL_MOBILE1
Téléphone mobile 1
TEL_MOBILE2
Téléphone mobile 2
TEL_MOBILE3
Téléphone mobile 3
FAX_DIRECT1
Fax 1
FAX_DIRECT2
Fax 2
EMAIL1
Adresse e-mail 1
EMAIL2
Adresse e-mail 2
ID_SKYPE1
Adresse Skype 1
ID_SKYPE2
Adresse Skype 2
SITE_INTERNET
Site Web principal
REFERENCE_EXTERNE
Référence externe (ex. identifiant sur logiciel tiers)
TARIF
Tarif pour le calcul des prix (standard ou selon une grille)
INFO_FORME_JURIDIQUE
Forme juridique
INFO_CAPITAL_SOCIAL
Capital social
INFO_CHIFFRE_AFFAIRE
Chiffre d'affaires
INFO_NBRE_EMPLOYE
Nombre d'employés
INFO_DATE_CREATION
Date de création
INFO_NATIONAL_NOID
Numéro d'identification au registre national des entreprises (siren,
siret, etc...)
INFO_NATIONAL_CODESTAT
Code ou numéro de classement national des entreprises (naf, ape,
...)
INFO_NO_VAT
Numéro VAT (intracommunautaire)
INFO_ACRONYME
Acronyme ou sigle ou dénomination usuelle
TAXEZONE
Zone de taxes
REGLEMENTMODE
Mode de règlement
REGLEMENTECHEANCE
Echéance de règlement
GEO_LATITUDE
Latitude (wgs84 décimal)
GEO_LONGITUDE
Longitude (wgs84 décimal)
COMPTE_COMPTABLE
Compte comptable
Tesuji CRM 4 – documentation - 50 -
Actions (temps / agenda, tâche, opportunité, projet)
CLASSIFICATION
Classement (classification) de l'engagement
IDENTIFIANT_ETAT
Etat de l'engagement
DATE_DEBUT
Date de début
DATE_FIN
Date de fin
RESPONSABLE_NOM
Nom prénom du responsable
RESPONSABLE_EMAIL
E-mail du responsable
RESPONSABLE_TEL
Numéro de téléphone du responsable
RESPONSABLE_FAX
Numéro de fax du responsable
DESCRIPTION_COURTE
Description courte
DESCRIPTION_LONGUE
Description longue
REFERENCE_EXTERNE
Référence externe (ex. identifiant sur logiciel tiers)
MONTANT
Montant
DUREE_CUMUL
Durée globale (en minutes)
DUREE_TEXTE
Durée en années, jours, heures et minutes
LIEU
Lieu pour un rdv
MARGE
Marge pour une opportunité
OPP_ORIGINE
Origine de l’opportunité
CYCLEVENTE
Etape du cycle de vente
TAUX_AVANCEMENT
Taux / avancement ou réussite
PRIORITE
Priorité d’une tâche
INTERET
Intérêt d’un projet ou d’une opportunité
Documents de vente : Devis, commande, livraison, facture, avoir, acompte
RESPONSABLE
Nom prénom du responsable
NO_PIECE
Numéro de document de vente
DATE_PIECE
Date du document de vente
DATE_VALIDITE
Date de validité pour les devis
REFERENCE_EXTERNE
Référence externe
TAXEZONE
Zone de taxe / tva
REGLEMENTMODE
Mode de règlement
REGLEMENTECHEANCE
Echéance de règlement
LIVRAISONMODE
Mode de livraison
LIVRAISONCONTACT
Nom prénom du contact pour la livraison
RAISON_SOCIALE_1
Raison sociale
L1ADRESSE_1
Ligne d'adresse 1
L2ADRESSE_1
Ligne d'adresse 2
L3ADRESSE_1
Ligne d'adresse 3
CODE_POSTAL_1
Code postal
VILLE_1
Ville
REGION_1
Région
PAYS_1
Pays
RAISON_SOCIALE_2
Raison sociale de l’adresse de livraison
L1ADRESSE_2
Ligne d'adresse 1 de l’adresse de livraison
L2ADRESSE_2
Ligne d'adresse 2 de l’adresse de livraison
L3ADRESSE_2
Ligne d'adresse 3 de l’adresse de livraison
CODE_POSTAL_2
Code postal de l’adresse de livraison
VILLE_2
Ville de l’adresse de livraison
REGION_2
Région de l’adresse de livraison
PAYS_2
Pays de l’adresse de livraison
REMISE_GLOBALE
Remise globale
Tesuji CRM 4 – documentation - 51 -
DATE_REGLEMENT
Date de règlement (si le règlement n'est pas multiple)
DATE_LIVRAISON
[devis] Date de livraison envisagée pour les devis
NO_VAT
Numéro VAT (TVA intracommunautaire)
COMMENTAIRES_PUBLIC
Commentaires publics
COMMENTAIRES_PRIVE
Commentaires privés
TOTAL_HT
Montant HT (total)
TOTAL_TAXES
Montant des taxes (total)
TOTAL_APAYER
Montant total (ttc) à payer (escompte déduit)
TOTAL_MARGE
Montant de la marge HT
ACOMPTE_MONTANT
Montant de l'acompte demandé sur le devis
ESCOMPTE_TAUX
Taux d'escompte
ESCOMPTE_MONTANT
Montant de l'escompte (calculé selon le taux)
IDENTIFIANT_COMPTEUR_LIGNE
Ligne de compteur utilisé (vide = <standard>)
Utilisateur connecté (pour « signature »)
SIGNE_NOMMAJ
Nom en majuscules
SIGNE_NOM
Nom
SIGNE_PRENOM
Prénom
SIGNE_TITRE
Titre
SIGNE_RAISON_SOCIALE
Raison sociale
SIGNE_SERVICE
Service
SIGNE_L1ADRESSE
Ligne d'adresse 1
SIGNE_L2ADRESSE
Ligne d'adresse 2
SIGNE_L3ADRESSE
Ligne d'adresse 3
SIGNE_CODE_POSTAL
Code postal
SIGNE_VILLE
Ville
SIGNE_REGION
Région
SIGNE_PAYS
Pays
SIGNE_TEL1
Téléphone direct 1
SIGNE_TEL2
Téléphone direct 2
SIGNE_FAX
Fax
SIGNE_MOBILE
Téléphone mobile
SIGNE_FAX_DIRECT2
Fax
SIGNE_EMAIL
Adresse e-mail
SIGNE_SKYPE
Adresse Skype
Date et heure de création du modèle
DATE
Date du jour de création du modèle
DATEJOUR
Jour en lettres correspondant à la date : Lundi, Mardi, … , Dimanche
HEURE
Heure du jour de création du modèle
Le code de fusion &COMPTEUR permet d’incrémenter un compteur de document sur le modèle
concerné. Il faut indiquer préalablement dans les propriétés du document modèle le compteur qui sera
incrémenté.
Tesuji CRM 4 – documentation - 52 -
Synchronisation des contacts et de l’agenda avec Microsoft™ Outlook
Les contacts et rendez-vous (temps / agenda) peuvent être synchronisés avec le logiciel Microsoft™
Outlook. Pour activer cette fonction, il faut sélectionner l’option « Synchronisation avec Microsoft
Outlook » à partir de la vue des contacts ou de l’agenda sur la fenêtre principale (bouton
« hamburger »).
Cette option ouvre la fenêtre suivante :
- Le profil Microsoft Outlook indique le profil avec lequel Tesuji CRM synchronisera ses données.
- L’adresse MAC (0) est un numéro technique unique identifiant le poste de l’utilisateur.
- Le champ « Utiliser pour accéder » permet d’indiquer si vous souhaitez synchroniser les
contacts, l’agenda, les deux ou aucune information (pour désactiver la synchronisation).
Tesuji CRM 4 – documentation - 53 -
Gestion de relations commerciales
La gestion de relations commerciales intègre la gestion des produits avec éventuellement leurs suivis en
stock, la gestion des devis, des commandes, des livraisons, des factures (documents de ventes) et de
leurs règlements.
Durant la période d’évaluation du logiciel, les factures et règlements sont indiqués comme « factice ou en
simulation ». Ils ne sont pas signés numériquement et peuvent être supprimés sans contrainte.
Mode FORMATION
Par défaut, les documents de ventes et les règlements enregistrés sont comptabilisés. Une fois validés,
ceux-ci peuvent ne plus être modifiables ou supprimables.
Lors de la création d’un document de vente ❶ ou d’un règlement ❷, vous pouvez indiquer dans
l’onglet « Avancé » si celui-ci sera comptabilisé ou factice.
En indiquant « factice ou en simulation »,
- le numéro du document de vente est factice (commençant par « SIM »),
- un bandeau « SIMULATION (document interne) » apparait à l’impression,
- le document de vente ou le règlement peut être supprimé de la base de données,
- le document n’est pas exporté en comptabilité et ne participe pas aux résultats comptables et
fiscaux.
Pour l’apprentissage des fonctions du logiciel liées aux documents de ventes et aux règlements, nous
vous invitons à indiquer que ces documents et ces règlements sont « factice ou en simulation » afin de
vous permettre de les manipuler et de les supprimer sans contrainte.
Pour indiquer que tous les nouveaux documents de ventes et que tous les nouveaux règlements seront
« factice ou en simulation » par défaut, vous pouvez activer le mode FORMATION en cliquant sur l’icône
« Mode FORMATION » ❷ se situant dans « Aide et assistance » ❶. Le titre de la fenêtre principale
affiche alors « MODE FORMATION ».
Si le mode FORMATION est actif, vous pouvez le désactiver en cliquant sur l’icône « Mode
FORMATION ».
REMARQUE : Pour annuler une facture comptabilisée et validée, il faut faire un avoir de celle-ci. Pour
annuler un règlement validé, il faut faire un règlement négatif du même montant avec la même
imputation. Une facture ou un règlement « factice ou en simulation » ne peut être transformé en facture
ou en règlement réel.
❶
❷
❷
❶
Tesuji CRM 4 – documentation - 54 -
Informations similaires aux devis, commandes, livraisons, factures et avoirs
Certaines informations, boutons ou onglets sont similaires sur les fenêtres devis, commandes,
livraisons, factures et avoirs.
En-tête
Exemple d’un devis
Onglets « Devis », « Commande », « Bon de livraison », « Facture » et
« Avoir »
Compte
Indique le compte ou contact éventuel auquel est attribué le document. Le
bouton « Compte » à gauche de la zone de saisie permet d’ouvrir la
fenêtre du compte ou contact concerné (Il est conseillé d’indiquer un
contact plutôt qu’un compte dans cette zone si cela est possible).
Lorsqu’un compte est sélectionné, l’adresse de facturation « Facture à »
est mise à jour avec l’adresse principale du compte ou du contact.
Date
Date du document. Dans le cas d’une facture, cela correspond aussi à la
date d’écriture comptable.
Zone de
taxes
Indique la zone de taxes qui sera utilisée. Le bouton à droite de la zone de
saisie permet de relancer le calcul des taxes pour le document.
Règlement
par
Indique le mode de règlement indiqué pour le document.
Echéance
Indique l’échéance qui sera utilisée lors de la facturation pour le calcul de
la date de règlement de celle-ci. Le bouton à droite de la zone de saisie
permet de saisir plusieurs échéances dans le cas d’un règlement multiple
prévu.
Numéro
Le numéro du document est incrémenté automatiquement selon les
numéros définis dans le paramétrage. Le bouton à droite de la zone de
saisie permet de modifier celui-ci directement (ce qui est fortement
déconseillé).
Facture à
Raison sociale ou nom de la personne envers qui le document est émis
pour la facturation.
Adresse
Lignes d’adresse postale au nombre de 3 pour la facturation.
CP / Ville
Code postal et ville de l’adresse postale pour la facturation.
Lorsque trois caractères du code postal sont saisis, une liste s’ouvre pour
proposer les villes possibles afin de sélectionner la ville concernée. Il est
possible d’ouvrir cette liste en cliquant sur le bouton/lien > situé entre les
zones code postal et ville.
Région
Région de l’adresse postale pour la facturation.
Pays
Pays de l’adresse postale pour la facturation.
Onglet « Livraison »
Livraison à la
même
Indique (case cochée) que l’adresse de livraison est identique à celle de
facturation. Si la case est cochée, les zones de saisie de l’adresse de
Tesuji CRM 4 – documentation - 55 -
adresse…
livraison ne sont pas modifiables.
Contact /
livraison
Indique le contact éventuel pour la livraison.
Mode de
livraison
Indique le mode de livraison éventuel
Livraison
souhaitée
Indique la date de livraison souhaitée dans le cas d’un devis. Si le
document n’est pas un devis, cette zone n’est pas disponible.
Livraison à
Raison sociale ou nom de la personne pour la livraison des produits pour la
livraison.
Adresse
Lignes d’adresse postale au nombre de 3 pour la livraison.
CP / Ville
Code postal et ville de l’adresse postale pour la livraison.
Lorsque trois caractères du code postal sont saisis, une liste s’ouvre pour
proposer les villes possibles afin sélectionner la ville concernée. Il est
possible d’ouvrir cette liste en cliquant sur le bouton/lien > situé entre les
zones code postal et ville.
Région
Région de l’adresse postale pour la livraison.
Pays
Pays de l’adresse postale pour la livraison.
Onglet « Avancé »
n° VAT
Numéro de TVA intracommunautaire lors de factures émises au sein de la
CEE.
Escompte %
Taux d’escompte appliqué au document en %, le montant de l’escompte
s’affiche à droite de la zone de saisie du % d’escompte.
Responsable
Utilisateur à l’origine ou responsable du document.
Etat
Etat du document de vente. Cette information est gérée
automatiquement. Le bouton à droite de la zone de saisie permet de
modifier cette information (ce qui est fortement déconseillé).
Compteur
Ligne de compteur dans le cas d’une gestion de plusieurs lignes de
numérotation de compteur au sein du logiciel.
Action
origine
Action à laquelle est lié le document.
Compte tiers
Compte comptable du client (dit aussi compte tiers).
Ecriture
Indique si le document est comptabilisé ou si le document est factice ou
en simulation par exemple durant une formation.
ATTENTION : les compteurs de documents de vente s’incrémentent
automatiquement si les documents ne sont pas factices ou en simulation
et ces documents sont signés numériquement s’ils sont validés.
Si les documents sont factices ou en simulation, un compteur avec une
numérotation fictive est utilisé et il n’y a pas de signature des documents.
Un document signé numériquement ne peut être supprimé ce qui n’est
pas le cas des documents factices ou en simulation.
Acompte
Indique l’acompte prévu pour les devis ou alloué sur les livraisons,
commandes ou factures. Le bouton/lien « ajouter / gérer » en dessous de
la zone d’affichage de l’acompte permet de saisir celui-ci ou de lier le
document à une ou plusieurs factures d’acompte.
Le bouton « plus » (croix verte) ajoute une ligne de produit, d’annotations ou de sous-total. Les boutons
en forme de flèches grises vers le haut et vers le bas permettent de déplacer les lignes de haut en bas.
La zone de saisie avec la flèche grise à droite permet de saisir directement une référence produit pour
créer une ligne.
Tesuji CRM 4 – documentation - 56 -
Ligne de produit
Onglet « Produit »
Produit
Indique le produit concerné. Une fois le produit sélectionné, la référence,
le libellé, les prix et le type de taxe se mettent à jour.
Référence
Référence du produit en affichage seulement.
Sous-
référence
Si le produit comporte des sous-références, une ou deux zones de saisie
s’affichent à droite de champ « Référence » pour en permettre la saisie.
Libellé
Libellé du produit. Cette information textuelle est modifiable.
Quantité
Quantité qui doit être indiquée sur la ligne.
Tarif
appliqué
Tarif qui est appliqué à la ligne. Si un compte ou un contact bénéficie d’un
tarif particulier, celui-ci est indiqué automatiquement.
Prix de
vente
Prix de vente unitaire pour la ligne.
Remise (en
%)
Remise indiquée en pourcentage pour la ligne.
Prix d’achat
Prix d’achat unitaire pour la ligne.
Type de taxe
Type de taxe pour la ligne. Le bouton à droite de la zone de saisie permet
de rendre modifiable le type de taxe indiqué.
Description
Description textuelle complétant le libellé.
Onglet « Récurrence »
Date de
début
Date de début de validité du produit.
Date de fin
Date de fin de validité du produit.
Récurrence
Mode de reconduction de l’échéance (opportunité + devis ou facture) si le
produit doit avoir une reconduction.
Période
Nombre de jours durant lesquels le produit est valide pour une
reconduction.
Alignement
Indique s’il faut aligner la date de fin de validité sur une fin du mois lors
d’une reconduction.
Les informations « Total HT », « Total TTC » et « Marge HT » sont calculées à partir des informations
saisies et sont en affichage.
Ligne d’annotations
Une ligne d’annotations correspond à du texte libre qui est imprimée. Celle-ci n’a pas besoin d’être liée
à un produit.
Tesuji CRM 4 – documentation - 57 -
Ligne de sous-total
Une ligne de sous-total ajoute un cumul des montants des lignes qui la précédent. Il est possible
d’indiquer le libellé du sous-total ainsi que le caractère qui sépare le libellé du montant calculé
automatiquement. La ligne est imprimée.
Numéro de document de vente
Par défaut, un document de vente n’a pas de numéro et correspond à un « brouillon ». En cliquant sur
le bouton « Enregistrer » ou le bouton « Imprimer », la fenêtre suivante apparaît :
Il est alors possible de laisser le document en brouillon ou de lui attribuer un numéro. Il est conseillé de
laisser en brouillon le document jusqu’à sa rédaction complète et vérifiée.
Tant qu’un document de vente n’est pas validé, vous pouvez modifier son numéro en cliquant sur le cadenas à
droite du champ ‘Numéro’. Attention, pour ne pas avoir d’anomalie dans les numéros gérés automatiquement
par le logiciel, il faut vérifier et éventuellement mettre à jour le dernier numéro saisi dans les paramètres du
logiciel (fonction administrateur) pour qu’il soit conforme à la numérotation que vous désirez.
Produit
Un produit est une marchandise fournie aux clients que vous pouvez indiquer dans les devis,
commandes, livraisons, factures et avoirs. Un produit est classé dans une famille de produits qui
regroupe ceux-ci et les présente sous forme d’arborescence (dit « Catalogue de produits »). La fenêtre
produit contient l’onglet « Personnalisé » décrit ci-avant pour les champs personnalisés.
Un produit est caractérisé par les informations suivantes :
Onglet « Produit »
Tesuji CRM 4 – documentation - 58 -
Référence
Code du produit.
Libellé
Texte libre pour définir le produit.
Prix (u) de
vente
Prix unitaire de vente hors taxes.
Prix (u)
d’achat
Prix unitaire d’achat hors taxes.
Type de taxe
Type de taxe appliquée.
Famille
Classement du produit dans le « catalogue de produit ».
Description
Texte libre permettant d’ajouter des informations sur le produit qui seront
renseignées dans les lignes des documents de ventes.
Onglet « Avancé »
Etat
Indique si le produit est actif, inactif ou remplacé par un autre produit. Dans cette
dernière option, une zone de saisie apparaît pour sélectionner le produit de
remplacement. Lors de la création d’une ligne dans un document de vente de
gestion commerciale, le produit est automatiquement remplacé par celui indiqué.
Comptabilité
Indique le compte comptable qui sera utilisé pour ce produit lors de l’export des
écritures en comptabilité.
Notes
Texte libre permettant d’ajouter des informations sur le produit.
Celles-ci ne sont pas renseignées dans les documents de ventes.
Sous-
référence
1 et 2
Permet d’indiquer la ou les sous-références possibles pour le produit.
En cochant la case, une zone affiche les sous-références et le bouton à droite de
cette zone (crayon gris) permet de les sélectionner pour en ajouter ou en retirer.
Récurrence
Mode de reconduction de l’échéance (opportunité + devis ou facture) si le produit
doit avoir une reconduction.
Période
Nombre de jours durant lesquels le produit est valide pour une reconduction.
Alignement
Indique s’il faut aligner la date de fin de validité sur une fin du mois lors d’une
reconduction.
Onglet « Stock »
Produit géré
en stock
Indique si le produit a un suivi en stock ou non. Si le produit a un suivi, il est
possible de lui créer des entrées et sorties de stock. Les livraisons entrainent des
sorties de stock ainsi que les factures directes. Si la quantité en stock est
insuffisante pour une livraison, un message s’affiche.
Stock en
négatif
autorisé
Si la quantité sur un produit n’est pas suffisante pour une livraison, celle-ci ne peut
être réalisée. En autorisant un stock négatif, le suivi en stock est réalisé mais il n’y
a aucune alerte si la quantité n’est pas suffisante.
Délai de
réapprovis°
Indique le délai constaté en jours pour le réapprovisionnement du stock.
Stock
d’alerte et
emplaceme
nt
Le tableau référence le stock d’alerte vis-à-vis duquel il semble nécessaire
de réapprovisionner le produit. Les boutons « ajouter », « modifier » et
« retirer » gère les informations du tableau : dépôt concerné, quantité,
emplacement au sein du dépôt (par exemple un casier), sous-références
éventuels.
Tesuji CRM 4 – documentation - 59 -
Le bouton « Ajouter un mouvement de stock » en bas à droite du tableau
crée un nouveau mouvement pour le produit.
Quantité en
stock
La quantité globale en stock (tous dépôts confondus) s’affiche dans un
rond gris.
Stock
La fenêtre « Stock » gère les mouvements de stock en entrée ou en sortie. Ceux-ci ne concernent que les
produits générés en stock.
Onglet « Mouvement »
Produit
Indique le produit concerné. Une fois le produit sélectionné, la référence
se met à jour.
Référence
Référence du produit en affichage seulement.
Sous-
référence
Si le produit comporte des sous-références, une ou deux zones de saisie
s’affichent à droite de champ « Référence » pour en permettre la saisie.
Sens
Entrée en stock ou sortie de stock.
Quantité
Quantité du mouvement.
Dépôt
Dépôt sur lequel est fait le mouvement de stock.
Emplacemen
t
Emplacement (casier par exemple).
Date et
heure
Date et heure du mouvement.
Onglet « Avancé »
Origine
Indication permettant de connaître l’origine du mouvement si celui-ci
n’est pas un mouvement dit « standard ».
Informations
Texte libre permettant d’indiquer des informations complémentaires sur
le mouvement de stock.
Etat
Etat du mouvement : en préparation ou validé.
Devis
Les devis correspondent à des propositions commerciales envers vos clients.
Outre les informations communes aux documents commerciaux, une date de validité est renseignée dans
l’onglet « Avancé ».
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Enregistrer », vous pouvez indiquer que le devis est :
- En cours : le devis a été transmis au client mais vous n’avez pas encore
sa réponse.
- Accepté : le devis a été signé positivement par votre client.
- Non retenu : le devis n’a pas été retenu par votre client.
Tesuji CRM 4 – documentation - 60 -
Si le devis est accepté, vous pouvez alors transformer celui-ci directement en commande. Les données sont
reprises à l’identique.
Si votre client a modifié des informations au stylo sur votre devis (par exemple, une quantité, des options, …), il est
conseillé de modifier le devis avant d’indiquer qu’il est accepté.
Sur un devis à l’état « En cours », un bouton « Commande » en bas à gauche de la fenêtre permet
d’accepter un devis et de le transformer en commande en un seul clic. Cela ouvre directement la
commande créée.
En validant un devis comportant une demande d’acompte (champ « Acompte » renseigné), il vous est
proposé de créer une facture d’acompte.
Commande
Les commandes référencent les devis acceptés. Les informations contenues dans celles-ci sont identiques
aux informations communes décrites ci-avant.
L’état de la commande est géré automatiquement par les livraisons réalisées. Initialement, la commande
est à l’état « A faire ». Si une livraison partielle est réalisée, la commande passe à l’état « Fait
partiellement ». Une fois la commande intégralement livrée, son état est « Finie ».
Sur une commande dont l’état n’est pas « Finie », un bouton « Livrer » en bas à gauche de la fenêtre
permet de générer une livraison à partir de la commande en un seul clic. Cela ouvre une fenêtre
permettant de saisir pour chaque ligne de produit la quantité qui va être livrée (colonne « Retenue » du
tableau).
Une fois les quantités saisies et la fenêtre validée par le bouton « Enregistrer », cela ouvre directement la
livraison créée.
Livraison (bon de livraison)
Les livraisons correspondent à la fourniture des produits ou à la réalisation de prestations de services
envers votre client.
Outre les informations communes aux documents commerciaux, il est possible d’indiquer à partir de quel
dépôt est réalisée la livraison en choisissant celui-ci dans le champ « A partir du dépôt » de l’onglet
« Livraison ».
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Enregistrer », vous pouvez indiquer que la livraison est :
- En préparation : les produits sont retirés du stock mais n’ont pas encore
été remis au transporteur.
- En livraison : les produis ont été remis au transporteur.
- Livré : Les produits sont chez votre client.
Il n’est pas nécessaire de passer par ces trois étapes. Par exemple, vous pouvez indiquer directement votre
livraison comme livré si cela correspond à une prestation ou à un produit immatériel.
Tesuji CRM 4 – documentation - 61 -
Sur une livraison à l’état « Livré », un bouton « Facturer » en bas à gauche de la fenêtre permet de générer
une facture à partir de la livraison en un seul clic. Cela ouvre une fenêtre permettant de saisir pour chaque
ligne de produit la quantité qui va être facturée (colonne « Retenue » du tableau).
Facture
Les factures attestent des ventes réalisées envers vos clients. Les informations contenues dans celles-ci
sont identiques aux informations communes décrites ci-avant.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Enregistrer », vous pouvez indiquer que la facture est :
- En création : la facture est modifiable. L’utilisateur peut y ajouter des
lignes et des commentaires.
- Validée : la facture n’est plus modifiable. Une ou plusieurs échéances
de règlement sont créées pour en suivre le ou les règlements. Elle est
signée numériquement.
Si vous désirez annuler une facture validée, il faut créer un avoir à partir de celle-ci.
Les factures moins les avoirs constituent votre chiffre d’affaires.
Le bouton/lien « ajouter / gérer » en dessous du champ « Acompte » permet d’indiquer le ou les factures
d’acompte que vous souhaitez attribuer à une facture. Le montant à payer comme règlement de cette
facture sera diminué du montant de l’acompte.
Acompte (facture d’acompte)
L’acompte correspond au paiement d’un montant pour des produits non encore livrés et facturés.
Outre les informations communes aux documents commerciaux, il est possible d’indiquer sur quelle facture
cet acompte sera imputé en déduction du montant à payer pour le règlement de celle-ci.
Le champ « Imputation » dans l’onglet « Avancé » indique sur quelle facture a été déduit l’acompte.
L’acompte ne comporte qu’une ligne indiquant son montant toutes taxes comprises (ttc), le type de taxe et
une description éventuelle qui apparaîtra dans l’acompte.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Enregistrer », vous pouvez indiquer que l’acompte est :
Tesuji CRM 4 – documentation - 62 -
- En création : l’acompte est modifiable.
- Validée : l’acompte n’est plus modifiable. Une échéance de règlement
est créée pour son règlement. Il est signé numériquement.
Avoir
L’avoir correspond à l’annulation d’une facture de façon complète ou partielle. Les informations contenues
dans celui-ci sont identiques aux informations communes décrites ci-avant.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Enregistrer », vous pouvez indiquer que l’avoir est :
- En création : l’avoir est modifiable. L’utilisateur peut y ajouter des
lignes et des commentaires.
- Validée : l’avoir n’est plus modifiable. Il est signé numériquement.
Les factures moins les avoirs constituent votre chiffre d’affaires.
Règlement
Les règlements permettent d’indiquer si une facture a été payée et pour quel montant. Seules les factures
validées et non encore intégralement payées apparaissent dans le tableau des « Encours » de règlements.
Si le règlement n’est pas créé à partir d’une facture référencée dans le tableau des « Encours », il est
nécessaire d’indiquer pour son imputation la ou les factures concernées et le ou les montants réglés.
Le règlement comporte les informations suivantes :
Onglet « Règlement »
Reçu le
Date à laquelle le règlement a été reçu.
Affectation
Tableau permettant d’indiquer la ou les factures auxquelles ce règlement
doit être alloué. Les boutons/liens « Ajouter », « Modifier » et « Retirer »
permettent de gérer le tableau des affectations.
Pour renseigner celui-ci, il faut indiquer la « Facture » correspondant au
règlement et le « Montant » alloué à celle-ci.
Tesuji CRM 4 – documentation - 63 -
Règlement
par
Indique le mode de règlement.
Banque
Indique la banque (par défaut, la banque principale) pour le suivi en
banque.
Comptabilis
é le
Date à laquelle le règlement est pointé en comptabilité.
Référence
Texte libre informatif.
Onglet « Avancé »
Etat
Etat du règlement :
- Reçu : le règlement est en cours d’enregistrement mais n’est pas
validé (par exemple un chèque reçu au courrier mais non déposé
en banque, un virement confirmé mais non encore visible en
banque).
- Validé : le règlement est validé. Il n’est plus modifiable.
Ecriture
Indique si le règlement est comptabilisé ou s’il est factice ou en simulation
par exemple durant une formation.
ATTENTION : les règlements qui ne sont pas factices ou en simulation sont
signés numériquement s’ils sont validés. Un règlement signé
numériquement ne peut être supprimé ce qui n’est pas le cas des
règlements factices ou en simulation.
Commentair
es
Texte libre pour indiquer des informations sur le règlement reçu.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Enregistrer », vous pouvez indiquer que le règlement est :
- Reçu : le règlement est modifiable.
- Validé : le règlement n’est plus modifiable. Il est signé numériquement.
REMARQUE : Si vous désirez annuler un règlement validé, il faut créer un autre règlement mais négatif. Il
est alors conseillé d’apporter des explications dans le champ « Commentaire » (par exemple, rejet du
chèque en banque).
Clôtures, export des écritures et archivage
A partir de la vue des factures et acomptes, le bouton « hamburger » permet de gérer les clôtures
mensuelles, d’exporter vers la comptabilité les pieds de facture et lancer un archivage des données de la
gestion commerciale ou de contrôler les signatures numériques des enregistrements.
Clôtures mensuelles / annuelles
La clôture fige à une date donnée les factures et les règlements qui ont une date égale ou postérieure à
celle-ci. Il n’est pas possible d’ajouter une facture ou un règlement sur les périodes closes.
Clôture mensuelle
Tesuji CRM 4 – documentation - 64 -
Pour clore un mois, il suffit de sélectionner celui-ci dans la liste déroulante et de cliquer sur le bouton
« Lancer la clôture ». ATTENTION : Cela clôt aussi chaque mois non encore clos et antérieur au mois choisi.
Les mois clos s’affichent dans le tableau des clôtures déjà réalisées. La dernière date de clôture est indiquée
en vert.
Il n’est pas possible de clore le mois en cours ou une période avec des factures en « création » ayant un
numéro attribué ou ayant des règlements non validés.
Clôture annuelle
Pour clore une année, il suffit de sélectionner le dernier mois de celle-ci. Cela permet de clore en une seule
fois l’intégralité des mois qui la constituent (et des mois antérieurs s’ils n’étaient pas déjà clos).
Export des écritures vers la comptabilité
L’export crée un fichier texte incluant pour une période donnée les écritures comptables correspondant
aux factures émises sur la période. Seules les factures intégrées dans une clôture (cf. description ci-avant)
sont exportables.
Avant de lancer l’export, il faut indiquer la période concernée (date de début et date de fin), les données à
exporter (toutes les factures de la période ou uniquement celles non exportées) ainsi que le répertoire de
destination où sera créé le fichier texte. L’export est réalisé en cliquant sur le bouton « Lancer l’export ».
Le fichier texte créé contient une première ligne avec les noms des colonnes décrivant les écritures suivie
des lignes comptables contenant chacune les informations suivantes :
- Journal : code du journal de vente
- Référence : référence (numéro de facture)
- Date : date de l’écriture au format AAAAMMJJ (AAAA = année, MM = mois, JJ = jours)
- Compte : numéro du compte comptable
- LibCompte : libellé du compte
- Libellé : libellé de l’écriture
- Débit : montant au débit
- Crédit : montant au crédit
Format du fichier texte :
Le séparateur décimal pour les montants est le point (par exemple, 10,50 est exporté en 10.5).
Chaque information dans une ligne est séparée par un caractère de tabulation (TAB).
Chaque ligne d’écriture est séparée par un retour-chariot (retour à la ligne ou RC).
Tesuji CRM 4 – documentation - 65 -
Une fois l’export réalisé, il suffit d’intégrer ce fichier texte d’écritures dans votre logiciel comptable via son
option d’import de fichiers textes.
Archivage
L’archivage constitue une image brute de la base de données à une date donnée. Les éléments pris en
compte sont ceux liés à la gestion des documents commerciaux. Une archive est constituée de deux fichiers
indissociables : un fichier au format standard « .zip » contenant les données et un fichier « .sign »
contenant la signature numérique de celui-ci. Les données incluses dans le fichier « .zip » sont aux formats
standards « .xls » et « .txt ».
Le fichier .sign permet d’attester grâce à une utilitaire fourni avec le logiciel que l’archive n’a pas été
altérée ou modifiée. Sans ce fichier, il est impossible de attester que l’archive n’a pas fait l’objet de
modifications. Le fichier « .zip » et le fichier « .sign » ont le même nom (hors l’extension) et sont dans le
même répertoire.
Seules les périodes closes (cf. clôture ci-avant) peuvent faire l’objet d’un archivage. La fenêtre « Archive »
permet de créer une nouvelle archive et liste les archives déjà créées.
Une fois le répertoire saisi ou sélectionné par le bouton/lien « Sélectionner un répertoire … », le bouton
« Création de l’archive » lance la création des deux fichiers constitutifs de la nouvelle archive dans le
répertoire indiqué.
Le bouton « Ouvrir le répertoire » ouvre l’explorateur Windows vers le répertoire indiqué dans la zone
« Répertoire » pour afficher l’archive créée. Ce répertoire contient aussi l’utilitaire de contrôle de l’archive.
L’utilitaire fourni pour le contrôle de l’inaltérabilité de l’archive est le logiciel exécutable « Tesuji CRM
contrôle archive » :
Le bouton « Sélectionner une archive sur le disque dur » permet de choisir le fichier « .zip » à vérifier. Une
fois le fichier sélectionné, l’utilitaire vérifie la présence du fichier « .sign » dans le même répertoire et
contrôle la conformité du fichier « .zip » avec sa signature numérique puis affiche le résultat positif ou non.
ATTENTION : l’archivage n’est pas une sauvegarde informatique et ne permet pas la reconstitution ou la
remise en service de votre base de données. Cette dernière doit faire l’objet de sauvegardes informatiques
régulières et sécurisées.
Tesuji CRM 4 – documentation - 66 -
Autres fonctions
Quitter en ‘nomade’
Pour vous permettre d’accéder aux informations de la base de données présente sur votre serveur lorsque
vous n’êtes pas connecté à celle-ci, il est possible de la répliquer sur votre ordinateur.
Les données sont alors dupliquées dans leur intégralité sur votre ordinateur et accessibles sans être
connecté au serveur.
Lors de la reconnexion à votre serveur, une synchronisation vous est proposée pour mettre à jour les
données entre le serveur et votre disque dur.
Les données les plus récentes sont prioritaires. Vous devez être autorisé à « Quitter en ‘nomade’ » pour disposer de
cette option dans la fenêtre principale (cf. chapitre Personnalisation et paramètres > Utilisateurs).
Activer la base de données ‘nomade’
Pour créer la base de données sur votre disque dur, il faut lancer une première fois l’option « Quitter en
‘nomade’ » à partir de la fenêtre principale du logiciel.
La fenêtre suivante permet de définir le répertoire sur votre disque dur dans lequel la copie de la base de
données du serveur sera réalisée.
Par défaut, le répertoire « Mes documents \ Tesuji CRM 4 databases \ _NOMADE \ <nom de votre base> »
est proposé. Vous pouvez modifier cet emplacement en en indiquant directement un autre ou en en
sélectionnant un via le bouton « Sélectionner un répertoire ».
En cliquant sur le bouton « Valider », cela lance la synchronisation des bases de données entre le serveur et
votre disque dur.
ATTENTION : En fonction du volume d’informations à synchroniser, cette première synchronisation peut durer de
très nombreuses minutes. Les autres synchronisations sont différentielles et ne concernent que les éléments ayant
été modifiés. Vous devez vous assurer que vous disposez de l’espace nécessaire sur votre disque dur pour
synchroniser l’ensemble des données (incluant les documents auxquels vous avez accès).
Synchroniser les données
La synchronisation des données est faite lorsque :
1- vous quittez en ‘nomade’
2- vous reconnectez votre ordinateur au serveur et indiquez
que vous désirez synchroniser vos données.
REMARQUE : Si vous n’avez pas synchronisé vos données en vous déconnectant de la base de données serveur, les
données présentes sur votre disque dur sont celles disponibles à la dernière date de synchronisation.
Tesuji CRM 4 – documentation - 67 -
Correcteur orthographique
La correction orthographique concerne les champs de saisie contenant du texte comme les libellés ou les
notes et est accessible par un clic-droit de la souris sur ces champs.
L’option « Orthographe … » lance le correcteur
orthographique de Microsoft© Word sur le champ
concerné.
ATTENTION : Si Microsoft© Word n’est pas installé sur
votre ordinateur, cette fonction n’est pas disponible.
Si vous avez installé LibreOffice™ ou Apache OpenOffice™
sur votre ordinateur, un surlignage en rouge des fautes
d’orthographe apparaît.
Un clic-droit sur le mot surligné propose une ou plusieurs
options de corrections.
ATTENTION : Si LibreOffice™ ou Apache OpenOffice™
n’est pas installé sur votre ordinateur, cette fonction
n’est pas disponible.
Tesuji CRM 4 – documentation - 68 -
ANNEXES
I – Conformité avec la loi anti-fraude à la TVA
Le Bulletin Officiel des Impôts BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 du 3/8/2016 définit les
exigences applicables en France aux logiciels de gestion depuis le 1er janvier 2018 pour lutter contre les
fraudes à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Les entreprises assujetties à la TVA qui réalisent des opérations avec des clients non assujettis à la TVA sont
concernées dès lors que leur logiciel suit les factures et les règlements/encaissements.
Signature numérique et chainage
Une signature numérique est attribuée à certains enregistrements de la base de données afin de vérifier
qu’aucune modification n’a été faite sur ceux-ci par une erreur ou une malveillance.
Cette signature numérique propre à Tesuji CRM est constituée de deux empreintes créées avec l’algorithme
SHA-2 (Secure Hash Algorithm) : L’une contrôle qu’il n’y a pas de modification de données, l’autre contrôle
qu’il n’y a pas de suppression d’enregistrement. Cela permet d’assurer l’inaltérabilité des données signées.
Définitions
- sur la fonction de hachage : https://fr.wikipedia.org/wiki/Fonction_de_hachage
- sur l’algorithme SHA-2 : https://fr.wikipedia.org/wiki/SHA-2
- sur le salage : https://fr.wikipedia.org/wiki/Salage_(cryptographie)
La signature d’un enregistrement entraine les deux étapes suivantes :
1. La signature de l’enregistrement et son chainage avec le précédent
o Création de l’empreinte « données »
concaténation dans une chaine de caractères des données dont on doit contrôler
l’inaltérabilité (notamment les informations financières)
hachage de la chaine de caractères avec l’algorithme SHA-2
o Création de l’empreinte « chainage »
concaténation dans une chaine de caractères des informations de chaînage avec le
dernier enregistrement signé
hachage de la chaine de caractères avec l’algorithme SHA-2
o Enregistrement de la signature
2. Le chainage (inverse) de l’enregistrement précédent avec le nouvel enregistrement créé
o Modification de l’empreinte « chainage »
concaténation dans une chaine de caractères des informations de chaînage
correspondant à son enregistrement précédent référencé et le nouvel
enregistrement créé
hachage de la chaine de caractères avec l’algorithme SHA-2
o Enregistrement des informations de chainage dans la signature
Les signatures numériques sont créées selon un ordre séquentiel qui leur est propre et indépendant des
données ou enregistrements signés.
REMARQUE : Aucune signature n’est enregistrée sur une donnée non créée ou non validée par la version 4 du
logiciel Tesuji CRM. Un utilitaire permet de récupérer certaines données de la précédente version 3 de Tesuji
CRM. Les factures récupérées de cette précédente version ne sont pas signées numériquement même si elles
apparaissent (en « lecture-seule » et non modifiables) dans Tesuji CRM 4.
Tesuji CRM 4 – documentation - 69 -
Règles de gestion et de traitements des données
Une première étape lors de la création des factures (étape « en création ») ou des règlements (étape
« Reçu ») laisse à l’utilisateur la possibilité de les modifier avant leurs validations définitives. Une fois ces
documents validés, ceux-ci sont signés numériquement et ne peuvent plus être modifiés ou supprimés.
Les mois sur lesquels toutes les factures numérotées et tous les règlements ne sont pas validés ne peuvent
être clos par la fonction de clôture qui affiche alors une alerte.
Le numéro de facture s’incrémente automatiquement. L’utilisateur peut le corriger tant que la facture n’est
pas validée. Le numéro de référence peut être modifié dans les paramètres généraux pour permettre de
créer des séquences de numéros, par exemple par mois ou par années. Lorsqu’une facture est validée, son
numéro n’est plus modifiable.
La date d’une nouvelle livraison, d’une nouvelle facture ou d’un nouveau règlement créé dans le logiciel est
contrôlée pour être obligatoirement supérieure à la dernière date de clôture.
Une facture validée ou un règlement validé ne peut être supprimé ou modifié dans le logiciel.
Pour corriger une facture validée, il faut créer un avoir correspondant à la correction et une autre
facture éventuelle. Cela permet la conservation et la traçabilité des données de facturation.
Pour corriger un règlement validé, il faut créer un règlement négatif avec la même facture
d’imputation. Cela permet la conservation et la traçabilité des données de règlements.
Clôtures et archivage
Les chapitres « Clôture mensuelles / annuelles » et « Archivage » complètent cette annexe.
Tesuji CRM 4 – documentation - 70 -
II – Conformité avec la législation européenne RGPD
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018 renforce la
protection des données à caractères personnelles collectées, échangées et gérées par les entreprises et
les établissements publics. Cette réglementation est consultable sur le site de la commission nationale de
l'informatique et des libertés (CNIL) que nous vous invitons à consulter.
Toutes les entreprises et tous les établissements publics qui collectent ou utilisent des données
personnelles sur les citoyens européens sont concernés par cette réglementation, qu'ils soient membres ou
non de l'union européenne.
REMARQUE : La conformité au RGPD ne correspond pas à l'usage d'un ou de plusieurs logiciels mais
concerne l'organisation et les pratiques des entreprises et des établissements publics pour sécuriser et
limiter l'utilisation des données personnelles collectées.
Le logiciel Tesuji CRM est personnalisable et paramétrable. Il convient aux utilisateurs de Tesuji CRM de le
configurer et de s’en servir de façon adéquate pour s'assurer que leurs organisations et leurs pratiques sont
conformes au RGPD.
DPO ou Data Protection Officer
Le DPO (ou DPD en français pour le délégué à la protection des données) est l'interlocuteur principal pour
l'application des dispositions du RGPD. Il est possible d’indiquer qu’un utilisateur (cf. Personnalisations et
paramètres > Utilisateurs) dispose des fonctions DPO.
Si l’utilisateur dispose des fonctions dites DPO ❶, celles-ci apparaissent lorsqu’il sélectionne « Mon profil
utilisateur » ❷ dans la zone de navigation de la fenêtre principale.
Finalités des données
Ce paramètre liste les finalités d’utilisation possibles pour un contact. Celles-ci correspondent à un
classement spécifique qui peut aussi être géré dans les classements des contacts (cf. Personnalisations et
paramètres > Classements des contacts »). Ces finalités sont présentées sous forme d’arborescence comme
les classements des contacts.
La 'Finalités d’utilisation’ permet d'indiquer pour un contact la ou les finalités d'usage convenues lors de la
collecte de ses données personnelles (newsletter, prospection, relation commerciale établie, relation
technique, ...).
Dans la fenêtre d’un contact, la liste des classements incluant les finalités d’utilisation est disponible sur
l’onglet « Contact » (à droite).
Les classements dont les finalités permettent de faire des sélections limitées à ceux choisis sur certaines
vues du logiciel et sur les cibles.
❶
❷
Tesuji CRM 4 – documentation - 71 -
Gestion des contacts
La gestion des contacts liste tous les contacts présents dans la base de données qu’ils soient indiqués
comme actifs ou inactifs. Par défaut, l’affichage est sur « contacts non liés à un compte (individus seuls) ».
Le bouton « Voir » permet d’afficher le contact sélectionné. Celui-ci s’affiche en lecture-seule et un bouton
« modifier » en base à droite de la fiche du contact permet à l’utilisateur ayant la fonction DPO d’ouvrir la
fiche du contact en modification.
Le bouton « Effacer » permet de supprimer le contact de la base de données sans tenir compte des droits
utilisateurs habituels.
Si le contact est lié à un compte (entité morale)
- les documents échangés avec ce contact sont reliés au compte et ne sont pas supprimés,
- les actions (temps/rdv, opportunités, …) sont reliées au compte.
Vous pouvez ensuite consulter le compte pour supprimer éventuellement les informations que vous ne
souhaiteriez pas conserver.
Si le contact n’est pas lié à un compte
- les documents échangés avec ce contact sont supprimés,
- les actions (temps/rdv, opportunités, …) ne sont plus liées au contact qui n’apparaît plus dans le
champ « Compte ».
Le bouton « Exporter en vCard » permet d’exporter en format standard « vCard 3 » les données
personnelles d’un contact (nom, prénom, adresses, téléphones, …) sur le bureau Windows du poste en
cours si celui-ci souhaite qu’elles lui soient transmises.
Termes à contrôler
Les termes à contrôler sont des mots correspondant à des termes que vous désirez surveiller dans votre
base de données. Cela peut correspondre par exemple à des injures ou des termes racistes. Une liste
modifiable de termes par défaut est disponible.
Lors de la création ou de la modification d’un compte, d’un contact, d’une action, d’une note ou d’un e-
mail, un message peut alerter l’utilisateur si un ou plusieurs termes à contrôler sont présents dans les
informations saisies. L’utilisateur peut alors indiquer s’il souhaite ou non corriger le ou les termes indiqués.
Vérification des termes contrôlés
Une liste des comptes, des contacts, des actions, notes ou e-mails émis contenant un ou plusieurs termes à
contrôler peut être obtenue en cliquant sur le bouton « Vérifier ».
La durée de la vérification peut correspondre à plusieurs minutes, voire plusieurs heures dans le cas d’une
base de données volumineuse.
Tesuji CRM 4 – documentation - 72 -
ATTENTION : Cette liste ne contient pas toutes les informations de la base de données. Les champs
personnalisés, les documents de type fichier ou pièce jointe ne sont pas contrôlés. Vous pouvez compléter
cette vérification par des recherches dans le logiciel (cf. Ergonomie générale > Tri et recherche sur les
tableaux).
La vérification affiche le nom du fichier, la rubrique du fichier, le terme contrôlé qui a été trouvé, la
localisation permettant de retrouver l’information dans le logiciel, le contenu de la rubrique incluant le
terme et le nom du responsable de l’information dans le logiciel.
Le bouton « Remplacer le terme par ***** » permet de mettre des étoiles à la place du terme. Le bouton
« Exporter le résultat vers Excel » crée un fichier Excel sur le bureau Windows du poste en cours avec les
informations affichées dans le tableau.
La colonne « Contenu / rubrique » permet de vérifier que le terme est bien une anomalie. Par exemple, un
compte ayant l’adresse « 12 rue Charlot » peut apparaître sur le terme « charlot » si celui-ci est contrôlé mais
cela n’est pour autant pas anormal. Le même terme dans le champ « Notes » d’un contact dans une phrase
« c’est un charlot » est à l’inverse un terme à corriger. Le nom du responsable n’indique pas forcément le nom
de la personne qui a inscrit le terme contrôlé.
Sécurité des données
L’utilisation du logiciel nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder aux données.
Nous vous conseillons de vérifier que tous vos utilisateurs disposent d’un mot de passe pour qu’aucune
personne ne puisse se connecter au logiciel avec un mot de passe vide.
Chaque utilisateur dispose de fonctions et de droits d’accès (vues) spécifiques au sein du logiciel
permettant de limiter les accès à certaines informations. Ces fonctions et ces vues sont configurées par le
ou les utilisateurs administrateurs du logiciel (cf. Personnalisations et paramètres > Utilisateurs).
Nous vous conseillons de veiller à n’accorder que les fonctions et les droits d’accès ou vues nécessaires à vos
utilisateurs afin de les limiter dans la consultation et l’exploitation éventuelle de données personnelles.
Un utilisateur peut être autorisé ou non « à exporter les tableaux vers Excel » et « à synchroniser les
contacts avec des logiciels tiers ».
Nous vous conseillons de n’accorder les droits d’exports des tableaux et de synchronisation des contacts
qu’aux utilisateurs en ayant la nécessité dans le cadre de leur travail.
La base de données utilisées est une base de données HFSQL classic ou client-serveur. Vous pouvez
indiquer un mot de passe pour en limiter l’accès technique.
(cf. Personnalisations et paramètres > Mot de passe HFSQL).
Nous vous conseillons de mettre un mot de passe pour limiter l’accès technique à vos fichiers de base de
données.
